有效的管理是要先後有序。在決定哪些是“首要之事”以後，時刻把它們放在首位就是管理了。
——潛能成功學家史蒂芬·柯維
我記得美國財富雜誌曾經有一個報道高級主管是如何分身有術的例子。高級主管的一天時間是十分忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，很多的研討會，甚至於吃飯時也有人來作匯報。這些高級的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠大計，又要聚精會神地盯著公司的各類瑣事。他們是怎樣輕鬆高效地工作的呢?
答案就是：決策哪些事情重要，哪些事情不重要，區分輕重緩急，做好分工協調，依照“要務優於急務，選擇優先速度”的原則，排定日常工作的優先順序。美國東南航空公司的最高執行長官凱勒赫，授權他的法律秘書每天給他一張待處理的單子，裏麵的事情分成兩類，一類立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常神奇。
有效的管理是要先後有序。在決定哪些是首要之事以後，時刻把它們放在首位。工作中要分清事務的輕重緩急，按照事務的重要程度來安排。一天，有一位公司的老板來拜訪卡耐基，看到他幹淨整潔的辦公桌感到很驚訝。他問：“卡耐基先生，你沒處理的信件放在哪兒呢?”卡耐基說：“我所有的信件都處理完了。”“那你今天沒幹的事情又推給誰了呢?”老板又追問。“我所有的事情都處理完了。”看到這位公司老板困惑的神態，卡耐基微笑著解釋說：“原因很簡單，我知道所需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次隻能處理一件事情，於是我就按照所要處理的事情的重要性，列一個順序表，然後依序處理。”
“噢，我明白了，謝謝你，卡耐基先生！”幾周以後，這位老板請卡耐基參觀其寬敞的辦公室，對他說：“卡耐基先生，感謝你教給了我處理事務的方法。過去，在我這寬大的辦公室裏，我要處理的文件、信件等等，都是堆得和小山一樣，因此得動用三張桌子。自從用了你說的法子以後，一切都改變了，你瞧，再也沒有沒處理完的事情了。”這位老板就這樣找到了處理事務的辦法，現在的他已成為美國社會成功人士中的佼佼者。為了個人事業的發展，我們做工作時也一定要考慮事情的輕重緩急，這樣就會更有利於我們向自己的目標前進了。
所以，當你麵前擺著一堆工作要做時，應問問自己，哪些最重要，對它們做優先處理。如果你聽任自己讓緊急的事情左右，你的工作中就會充滿危機。
判斷工作的輕重緩急，合理安排工作的優先順序，在行動時可分為四個層次：
(1)重要但不緊急。我們工作之中，大多數真正重要的事情都不是急的，可以現在或稍後再做。實際上我們卻往往把這些事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人辦事有沒有效率。正確的方式是：要把這類工作作為第一優先的事情。隻有當你把主要精力用在“重要而不緊急”的事上，你才能從容應對。記住一個原則：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！
(2)重要又緊急。這些事情看上去比任何事情都要優先，似乎必須立刻去做。而這樣的結果是：你會嗜急成癮，永遠忙忙叨叨。其實，最好的時間管理，就是讓這類事越少越好。
(3)不重要但緊急。這一類是表麵上看起來需要立刻采取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它們列入次優先工作中去，或者，讓別人去做。
(4)既不重要也不緊急。我們常常在做重要的事情前先做它們，這是本末倒置。因為這些事情會讓你分心，它們給你一種有事可做和有成就的感覺，使你有借口把重要的工作向後拖延。這是許多能力不夠而又身居高位的人的最大弱點。
我們大多數重大目標無法達成的主因，就是因為把大多數時間都花在次要的事情上。所以，我們必須學會根據自己的核心價值，建立起優先順序，然後堅守這個原則，並把這些事項安排到自己的例行工作中。
我們要學會分清工作的主次。首先把那些無關緊要的工作放一邊去，接著再排除那些你認為以後再幹也不要緊的工作。對於那些必須目前就幹的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合使用。
(1)同時綜合進行多項工作。辦事要有順序，並不是同一時間內隻能辦一件事，而是運用係統論、運籌學等原理，同時綜合進行幾項工作，這樣效率就會大大提高。
(2)把若幹步驟結合起來。有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯係，實質上又是服務於同一目的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決，這樣就能節省時間。
(3)改變步驟的順序。考慮做工作時采取什麽樣的順序最合理，善於打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。
(4)改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，對現行的手段、方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題加以改進，使之與實現目標的要求相適應。一種是“獨創改善方式”，不受現行的手段、方法的局限，在明確目的的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
(5)盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰。如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。
(6)把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周裏，可用電話代替出訪。
(7)作業標準化。用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作，比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性詢問，事先可準備好標準答複。
“分清輕重緩急，設計優先順序，要務優於急務，選擇優先速度”，這是高效工作的精髓。但這裏還有一點需要注意，時間管理還應盡量避免產生急務，這就要求平時盡量多處理要務，這樣可以減少任務的堆積，降低既是要務又是急務的任務產生概率。記住這個原則，並把它融入工作當中，你才會感覺自己的工作輕鬆高效，否則你永遠都不會感到安心，會一直覺得陷於一場無止境的賽跑裏麵，永遠也贏不了。