□減少無謂的時間浪費
管理者若仔細分析一天的生活，將會發覺無謂的時間浪費，遠遠超過自己所想象的。不論管理者、學生或家庭主婦，平均一天要浪費清醒時間16 小時的1/4，也有人浪費了清醒時間的50％，甚至高達90％呢！
那麽，應如何減少這種無謂的浪費呢？首先，要改正無意義的思考及行動的習慣。如果你任由時間流逝，無所事事，那麽，一天、一個月甚至一年，都將一事無成。時間管理的基本要求，就是減少時間的浪費。
曾經引起“水平思考”風潮的思考心理學者狄伯諾，最近提出了“5 分鍾思考法”，呼籲大家不論遇到什麽事情，不要花費太多時間去思考，隻要用5 分鍾來冷靜考慮即可，而這5 分鍾的分配情形是：最初一分鍾：決定目標及課題；次兩分鍾：思考的擴張及探求；最後兩分鍾：調整思緒，定出結論。如此嚴格地限製時間，反而能使精神集中，更有助於解決問題。以擔任經營顧問的王先生為例，他在寫計劃書時必定測量時間，如果中途思路受阻，就馬上換另一個題目來寫，這種方式和5 分鍾思考法有異曲同工之妙，都能有效地防止時間的浪費。日立電器及許多民間企業，最近都設定了“不舉行會議日”。因為如果不停地開會，更容易有許多不必要的會議，以致浪費許多時間。一周內定一天或兩天為“不開會日”，是減少時間浪費的有效方法，如果不這樣硬性規定，就難以發揮時間管理的功效。
□擊返潛伏的時間盜賊
許多管理者的四周，潛伏著無數的“盜取時間者”，它們從各種渠道侵入，奪走這些人士寶貴的時間。比方說：預定外的訪客、忽然被分派的工作、長時間演說、電話推銷、朋友往來、無意義的工作、不得要領的指示或報告、錯誤的指示或報告、任意改變行動方針、無謂的文書、難懂的文書、無意義的長時間說明、同事間的閑談、未在預定時間內結束的會議、長時間的電話等等。這類“盜取時間者”也存在於自己身上。
比如：猶豫不決、未善盡責任、毫無計劃行動、完美主義、過多的工作、不注意、不正確、無效率、顧忌過多..等等，此外，還包括一些無意義的饒舌及長時間的電話。
對於“盜取時間者”，應斷然地擊退。如果接到預料外的電話或來客，應適度地拒絕，或盡快了解其來意，再判斷是否有繼續洽談的必要；對於上司的指示，應確實了解其內容，並表達自己的意見；若認為是沒有意義的工作，應當場婉拒，不要默默接受，否則，容易導致時間浪費及精神不愉快的後果；在長時間的會議或演說中，對於喋喋不休、言不及義的發言人，應該嚴肅地請他在幾分鍾內結束談話，否則他根本不知道你的感受及時間的寶貴。另外還有八種有效地擊退“盜取時間者”的方法：①使用防止對方喋喋不休的關鍵言辭，諸如“簡單地說，你想表達什麽呢？”、“你的結論是什麽？”、“請你簡明扼要他說..”、“你現在說的，我都已經知道了”等；②防止冗長電話的方法，除①所述外，還有準備計時器、事前整理談話內容、先講結論等；③適度重視某些事物，不要要求百分之百的完美，而應以60—80 分的標準來盡快做決定；④一次就下決定，不要猶豫不決：⑤事先定立計劃；⑥將文書全部書寫在張紙上；⑦明確表示“可”或“否”；⑧上司應積極地將部分權限委托給部下。
□充實一天二十四小時
時間可分為“鍾表時間”及“生存時間”兩種。管理老若被“鍾表時間”束縛，則生活感就會變得相當薄弱，生活空間也會顯得十分狹隘。
重視“生存時間”是很重要的事。同樣的一天24 小時，以毫無意義的方式度過，或是熱衷於工作、娛樂，二者之間的生活密度及充實感都大不相同，顯然後者比前者更為充實，因此，管理者應充分活用“生存時間”。
那麽，如何來活用時間使得每天都能有一顆感動的心呢？這首先必須反省你現在的一天24 小時過得如何？
（一）早晨起床後，對今天將發生的事，是否存有期待感呢？
（二）一天的生活或工作中，是否能獲得新的知識、智慧、技術及技能呢？
（三）在工作、與人相處、自我啟發或休閑活動之間，是否有任何新的發展呢？
（四）自己是否有體驗新鮮有趣的事物，並得到收獲呢？
（五）今天一天是否稍微感覺自己又長大了呢？
（六）回家後，是否尚存情緒高昂的感覺，覺得這樣就睡覺太可惜了吧？
（七）如非（六）的情況時，是否一躺下就呼呼入睡呢？
如果你一天24 小時的舉動，和上列問題符合的項目甚多，就表示你這一天必定過得相當充實。
充實一天24 小時的方法有五種：首先，必須保持積極的心態。每天起床時，很有精神地將棉被踢開，準備迎接一天的挑戰。第二，在工作或與人相處時，應抱著想發現新事物的觀念，如果有這種態度，你將會有許多新的體驗發生，並增加許多新知識。麵對這些新體驗或新知識，應該歡喜地接納，好像覺得“我又學了許多好東西”或“我比以前聰明多了”，如此，無形中自己也會漸漸地成長。第三，每天的工作須有目標，努力發揮自己的能力，提高工作效率，改善報告內容，下意識地寫出端正的字體等等。第四，保持良好的人際關係，適度地與人相處，如過分拘泥於規律的生活方式，完全不與他人往來，生活將變得十分枯燥呆板，而且容易被“鍾表時間”所控製。最後，應在每天就寢前，回顧一下今天的所作所為，如果這種回顧能讓你心情興奮，覺得明天又將是快樂而充滿希望的一天，你就算是成功！
□提高效率的五種技術
（一）分段式時間。關於工作或自我啟發的挑戰，可針對一個主題全力投入，或將時間分割，分別投入幾個目標，後者即稱為“時間的分段法”。這兩種方法都有其必要性，但在不能集中全力投入某個主題時，你應該還是采用“時間分段法”。
（二）核心時間的發現及設定。所謂“核心時間”，就是“工作效率最高的時間帶，也是最能將精神集中於工作上的時間帶”。如果對自己的核心時間毫不關心的話，就無法培養敏銳的時間感，因此，應努力探求自己的核心時間。
（三）安排時間。將個別時間內的活動效率提高，才能把握時間，活用計劃。比方說，管理者想看晚上8 點鍾的連續劇，那你就必須妥善安排時間，7 點半之前回家，並在8 點之前吃飯、洗澡等等..。這就是一個安排時間的例子，什麽時間該做什麽事都必須事先計劃，確實執行。
（四）節製應酬時間。管理者往往在應酬上花費許多時間，以致自己的時間大量減少，因此，要參加應酬時，須以下列三項基準來判斷，再采取適當的行動：（1）由自己主辦，且內容較充實的應酬，是否常因此而將時間拉長。（2）是否因應酬時氣氛相當愉快，而不知該適可而止。
（3）考慮朋友情分所參加的應酬。（4）空餘時間、片段時間的利用法。
這是最容易被浪費的時間，因為這些零星時間很難善加運用，但是，依照以下的方式，還是可以慢慢減少空餘時間及片段時間的浪費。比方說，可以利用這些時間記錄心得，或閱讀平常沒時間看的報紙、雜誌等。將工作及自我挑戰中最簡易細小的事項，挪到這些時間來做，如此即可降低浪費時間的比例。
（五）計劃時間。前述的安排時間也包含在這個項目中，現敘述一種把不同時間所將采取的活動記錄下來，以提高工作效率及時間運用率的方法。首先，必須先建立幾個簡單的記號，如M=與人會麵、T＝電話、D=企劃、S=用功、W=寫作、R=讀書等等；再則，對於備忘事項的處理，也須小心。比方說，不知對方何時才會答複，或某些不能確定時間的預定活動，都應當記錄下來，以免遺忘。記錄時，可先記在筆記本上方，待確定日期後，再轉載到相符的日期欄中。
□活用各種空檔的時間
工作的空檔或與人會麵前後，當會存在許多空檔時間，日積月累之下，這些時間可能長達幾十、甚至幾百小時，因此必須有效地運用這些時間。這類“空檔時間”，大致可分為①前段空檔時間；②中段空檔時間；③後段空檔時間三種。首先，前段空檔時間利用法是：與人約會、參加集會、出席會議、觀看戲劇或運動競賽時，應在約定時間前半小時到一小時之內到達目的地，而這段時間，就是所謂的“前段空檔時間”。
提前到達時，可到咖啡廳或其它安靜的休閑場所，做一些工作上的準備，處理雜務、看看書、思考新構想等，如能這樣活用時間，有三項好處：①提早出門，萬一遇到交通擁擠等情況時，仍能在約定時間前到達目的地，不會產生讓對方空等的尷尬；②提早到達目的地，心情將較為悠閑輕鬆，而可以自在地利用前段空檔時間；③運用空檔時間，切記必須準時到達目的地。其次，“後段空檔時間”是指在預定時刻前完成某項工作而出現的空閑時間。比方說，與人會談時，若言不及義、喋喋不休，再多的時間也浪費了，如能把握談話要領，言談簡要切題，就可將預定的會議時間節省半小時到一小時，而節省下來的時間，就成為自己的時間，可自由有效地運用。前、後段空檔時間，都是在有意識的計劃下產生的，而中段空檔時間卻往往是偶然發生的。中段空檔時間，許多人常因事情尚未告一段落，情緒不穩，以致白白浪費了這些時間，因此，現在建議管理者可運用這段時間作情緒上的調整，或思考新的構想等。
利用空檔時間，最重要的觀念是：不要讓時間來支配你，而應該是你去支配時間。如能建立這種正確想法，身體力行，必能將時間作有效的計劃分配，完成一些有意義的工作。
□安排合理的操作程序
一件工作的完成，必有其“順序”，而工作的“順序”常能左右時間的價值及效率。一般人多忽略了工作順序，以致導致失敗或蒙受損失。
因此，管理者工作的“內容”和“順序”是一樣重要的。舉一個簡單的例子，現在你麵前擺著一餐豐盛的佳肴，你會不會先猛吃飯來填飽肚子呢？當然不會。一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴後，再進食一碗飯，而工作順序的道理正是如此。再則以麻將為例，精於麻將的人，懂得觀察各家牌型及出牌，因此他出牌的順序很明確，常常可獲得勝利。圍棋也是如此。一手錯誤的落子，可能全盤皆輸。如能正確把握落了的順序，即可搶占先機，操縱整個棋局。與人交談，也要注意談話內容的條理及順序。應在談話前整理一下思路，將談話的主題依序排好，這樣的談話，必可收到良好的結果。
□構想有序的談話內容
很多能讓領導采納其意見的下屬，談話都有一共同點，即他們能了解領導的性格及想法，發表有順序的談話。比方說，在領導較空閑時，他們會找各種輕鬆的話題跟領導閑聊，而在領導忙碌時，就選擇較重要的事來報告；而在報告糾紛案件或易引起領導不悅的案件時，一定在報告前，先談論一些領導喜歡的話題來鬆懈領導的心情等等；可是現實社會上，很多下屬並沒有具備這樣的談話要領。
此外，以信息交換、商談、谘詢為目的的談話，其談話順序又如何呢？與他人交談之前，必須先準備一些可引起對方關注的話題，但這類話題隻是穿針引線，重要的是以後所要談論的內容。管理者須在腦海裏組織這些談話內容，選擇一種最適切的順序來進行交談。
其實，談話順序的決定多須靠臨戰應變的能力，但是，在許多情況下，仍然可以整理出一些通則：①先談論一些有關季節氣候等輕鬆的話題作開場白；②將可能使對方愉快的話題，放在前麵，而將可能會引起對方不悅的話題擱後；③將內容單純的話題放在前麵，而將較為複雜的話題擱在後麵；④閑聊應在剛開始或結束前進行；⑤將和對方有關的話題放在前麵，而將和自己有關的話題放在後麵；⑥主題應在談話中途提出，若是在結束之前才談到主題，可能對方已經沒時間，也沒心情來和你交換意見。
管理者會因工作的關係，和某位以前曾見過麵的人士會談，而管理者所準備的談話內容，排列順序如下：①對於以前承蒙他協助的事項提出致謝→②談論一些他較感興趣的話題→③對於他為自己工作所做的事情，再度表示謝意→④主題→⑤管理者今後工作行程的安排→⑥現今廣受注目的企業經營聯絡及管理等話題。當然，交談是變向的，並非隻是一方喋喋不休，因此交談時雙方話題是交叉進行著的，並將產生許多種組合方式。盡管如此，預先設計的話題仍然可以發揮效用，原則上，最好不要任意變更預定的談話順序。當雙方交談時、可等對方話題告一段落，再接上管理者預定的話題，如此就不會發生太大的錯誤。比方說，當管理者談完③的工作承蒙關照時，他接上了他兒子結婚的話題，管理者就等這個話題結束後，再按照管理者預先定好的順序，按照④→⑤→⑥進行交談，結果，管理者那次的會談相當愉快，而且有效率。雖然，原則上最好不要更改預定的談話順序，但是在某些特殊情況下，仍須作適度的修改或刪除。比如，沒有時間進行閑聊時，就須將預定的閑聊話題刪除，或者當對方對你的話題漠不關心時，即應適時轉換等。
對於某些腦中沒有這種整理觀念及計劃的人來說，養成這種事先安排談話內容的習慣。更是特別重要。
□嚐試十五分鍾會議求
當你聽到“15 分鍾的會議”時，可能大吃一驚，因為你已習慣於一小時，甚至半天、一天的會議方式。但是，事實上，15 分鍾的會議是可以做到的，那些費時一小時的會議中，至少有50％可以縮短為15 分鍾。
致使會議冗長的原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站著開會是防止會議冗長的有效方法。站立不僅有益健康，更由於長久站立容易疲勞，與會人士自然會產生及早結束的心理，當然，“站立式會議”就會變得簡短而有效了。目前，有些公司已經采用了這種方式。長久以來，許多會議都浪費很多時間在資料說明上，而這也正是會議過長的原因之一．因此，開會前應該將有關資料送交各與會人士，請他們事先閱讀，如此，不僅可提高會議的質量，更可縮短會議時間。其次，會議中的議事分析討論時間常不平均，往往花費許多時間在某一二件議題上，而延長會議時間，甚至還有擇日重開會議的情況發生。
那麽，該如何防止這種現象呢？有一種簡單又有效的方法。可在會議開始時，就各個議案一一征詢與會人士意見，若無異議則表示通過，不另花時間來討論，而將全力集中於那些意見分歧的議案上麵，這就是“先求結論、後討論”的會議方式。此外，還有一點關係重大，那就是選擇與會人士的方式。勉強出席、不了解議案內容、言不及義的人，應盡量避免，最好選擇真正有見地、有熱忱的精銳人士來參與。再則，會議主席也肩負著很重的責任，若是處理不當，則會造成時間的浪費。對於議案的討論表決，主席可詢問大家：“還有什麽意見嗎？”之後等待約15 秒鍾，若無任何異議，即須自下結論，而後轉到另一議題的討論上，如此，可有效地控製會議時間。
□不妨試試“一周律調術”
為了挪出更多的工作時間，許多人常認為應該減少睡眠時間，現在就有許多書籍，都在討論短時間睡眠的問題。但是，就時間的觀點來看，許多管理者並不主張極力縮短睡眠時間。
發明大王愛迪生，數十年間，每天都隻睡3～4 個小時，但是，普通人卻很難像他這樣，因為他是個具有特異體力的人，據說，他70 歲時患了感冒，還是他一生中第一次生病呢！另外，拿破侖也是以睡得少而聞名的。曾有人模仿他這種短時間睡眠方式，結果身體承受不了。據後來的調查指出，拿破侖雖然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的時間小睡。除了這些特異人士外，一般人並不適合刻意去減短睡眠的時間，而應該采取適合他們體質的“一周律調術”這種方法，將一周的生活作息加以計劃，依此找出一個適合自己的睡眠標準：星期一時，應盡量減少工作及休閑時間，睡足8 個小時，以保存體力，應付一周的挑戰；星期二、三、四時，采取正常生活方式，視自己的體能狀況來進行適度工作及娛樂，睡眠時間以標準的6 小時為準；星期五、六時，應盡量減少工作時間，多從事休閑娛樂，而睡眠時間也可縮短為4 小時。這兩天是一星期內主要的休閑時期，之後又有一個星期天，所以，可適度地放鬆自己；星期日應睡足8 小時，以充實氣力及體力。
理想睡眠時間定為8 小時，標準睡眠時間為6 小時，而睡眠時間的下限定為4 小時。但是，這隻是一般的情況，管理者可依自己的身體狀況，略加調整，也無大礙。
施行這種“一周律調術”，可有下列五項好處：第一，這種“8、6、4 睡眠”方式，可幫助大家輕鬆地度過一周的時間；第二，可安定生活律調，且並非刻板劃一的安定方式，而是柔和有彈性的安定方式；第三，配合自己的生理時鍾調節睡眠時間，有助於在工作、娛樂、用功三者之間取得平衡；第四，周末隻睡4 個小時，可挪出較多的時間從事自己較感興趣的各種休閑活動，有助身心平衡；第五，不會染上時有所聞的“星期一恐懼症”。因為，星期日已充實了消耗的精神氣力，又可以生龍活虎地迎接一周的挑戰。
對管理者來說，這種“一周律調術”相當重要，如果能確實實行，由一周、數周、一月至一年，都能使自己保持平衡的律調，生活會變得非常舒適。奉勸管理者，早一點來力行“一周律調術”，它可是你一生成功的基礎！
□認清自己的時間層別
有些人以為時間是無限度、無起伏的，有這種想法的人，可會吃大虧。為了預防這種錯誤的觀念產生，有關專家於此將解說“時間層別術”：聰明的人知道如何善用各層別時間，因此可以處理大量的工作，而錯誤極少。
時間像山穀一樣，有重要時間及平常時間的差別。管理者對這種時間的價值特別敏感。比如說，有所謂的“黃金時間”及“黃金周”的說法，各電視台黃金時段的價值遠高出其他時段，而5 月份的第一周，更是比其他禮拜具有更大的經濟價值。再則，以處理傳票為例來說明。處理傳票可分為①每日的傳票處理；②每月最後一天的傳票處理；③決算月末日當天的傳票處理三種。這其中的緊急性及重要程度，順著①→②→③的順序，逐漸增加，尤其是③的情況更是重要，如果當天的傳票處理遲延的話，可真是嚴重問題了。為了避免發生錯誤，管理者必須研究“時間層別術”。首先，管理者要能判斷什麽工作大概要花多少時間去完成。對於單純的工作，可用電腦來協助處理，而一些較重要的工作，就須花費較多時間親自處理。第二，管理者要能判斷各種工作的緊急程度。重要而緊急程度高的事情，要趕快完成。比如說，想參加某種講座，因其有名額限製，所以須趕緊報名。反過來說，一些較不重要，緊急程度低的工作，就須仔細地做，不要急於一時而誤事。第三，要找出自己效率最高的時間帶，即自己最能集中精神投入工作的時間帶，而將一些重要的工作，放在這個時間帶來處理。這個時間帶，也即所謂的“核心時間帶”。近來，某些國外公司已采用自由上班製度，但是，他們必定會設定某個時間帶，要求所有的員工同時在公司內工作。這是企業實行時間層別術的例子。在個人方麵，也必須了解自己的生理狀況而采用配合的時間層別術。每個人都有其獨特的生理活動周期，隨著時間的不同，身心活動功能也有很大的差別。因此，在上班時間內，若公司以硬性規定的某種特定的律調來工作，就會發生步調不一致的情形。對自己工作時間加以層別是相當必要的。有的人隻簡單分為早晨型或夜晚型，那是不夠的，應該要作更細的劃分，確實把握住自己在上班時間內的核心時間帶。確實把握自己上班時間內的核心時間帶後，就可把重要的工作集中在此時間帶內處理，而把一些次要的工作留在別的時間來作。常有些人，因搞不清狀況，而以最清醒的頭腦去處理一些瑣碎的雜事，那實在是種可怕的浪費，相當可惜！以上所述就是時間層別術，如果不確實采取這種方法，那麽生產與工作都會有不良的後果。
□有效的“自我調節前術”
避免被工作支配，判斷工作的重要性都是相當重要的事。若能判斷出工作的重要性，即可製定明確的工作目標及進度，知道什麽時候應該做到什麽程度。
工作的“重要性”是一種具有長度、寬度和密度的時間概念，必須有豐富的經驗及敏銳的時間感覺才能看透。而這種敏銳的時間感覺被稱為“自我調節前術”。能判斷工作重要性的人，常常知道適時、適可而止，而不能判斷工作重要性的人，則是一味工作，無所適從，所以在相同的工作進度下，一個是充滿信心悠閑自在，一個是盲目工作卻毫無自信。之所以有這種差別存在，就是因為是否具備“自我調節前術”。
“自我調節前術”包括了判斷、直觀及預見。本來，每個人都具有某種程度的“自我調節前術”。隻不過，多數人都讓這項能力休眠了。
將“自我調節前術”活性化的方法，有三個要點：第一，要能分辨工作“表麵的重要性”及“真正的重要性”。以新成員加入公司或新製品發布會來說，看起來儀式相當隆重，但是這隻是表麵的重要性，實際上，它的“真正重要性”，早在半個月或一個月以前就已經決定了。若是被“表麵的重要”所蒙蔽，常會持續緊張而無法喘息，更會發生計劃遲延的現象。須知，真正的重要性永遠是走在表麵重要性的前端，因此必須把著眼點放在表麵重要性的前方。第二，許多工作，常像山的形狀一般，具有一個頂點，但是這個頂點隻是表麵重要，這些工作真正重要的地方，是在頂點以前的上山途徑。明白這個道理以後，在工作進行時，應以所見的中央頂點為目標，將全部精力投注在攀上頂點的過程中。第三，若能確實體會上述兩項要領，即可在計劃初期，看出工作真正的重要性何在，而有較寬裕的時間來推行工作，並且將最多的時間及精力投注在真正重要處，有助於工作的順利完成。對於不斷增加的工作，也可用同樣的辦法來處理。凡是會妨礙到邁向頂峰的工作應斷然延後或提前，而有助於攀向頂峰的工作，則全盤接受，付諸實行。以上三點，管理者應該切實實踐，以磨煉自己“自我調節前術”的能力。常有人在工作過程中，因為受不了辛苦而想放棄，殊不知這正是快要到達巔峰的征兆，隻要忍受這種壓力，再往前跨一步，就可攀上頂峰，海闊天空了！
□操縱時間的十項技術
運用時間的最高境界就是“時間操縱術”。這種戰術可使你擺脫時間的束縛，自在地活用時間而獲得最高成果。
時間操縱術的原理很簡單：①衡量每件工作中時間因素的重要性；②下意識地探討時間因素，即以時間的觀點來衡量工作。若能確實把握這兩點，不論什麽工作都能順利完成。
“時間操縱術”包括十種專門技術：第一，仔細觀察工作的各種情況，把握最佳的行動時機。第二，時間是決定勝負的重要因素，應列為最優先的考慮。第三，以時間為武器來打擊對手。猶如打麻將時，若遇到打得較慢的對手，就不斷地以“我又可以看報紙了！”或“喂！你打快一點行不行？”來催促，以致對方在忙亂之下，常會不加思索而亂打牌，現實的商場競爭中，這種現象更是屢見不鮮，尤須警惕！第四，在處理重大案件時，不可急於一時，寧願以更多的時間來換取最大的成果。
比方說，與某訪客交談的預定時間已到，但若是他的談話很有價值，可彈性地延長交談時間。再則，舉行會議，當然是以在預定時間內結束為原則，但是，若遇到大家踴躍發表具有建設性的意見時，不宜仍然按時散會，可適度地延長會議時間。第五，伺機而動。在商場上，如果不能伺機而動，往往會吃大虧。第六，可將不想繼續從事或沒有價值的工作暫擱一旁，這並不是怠惰，而是一種有意義的革新有效作法。第七，準備不足時，要適度拖延時間，若是盲目前進，必遭失敗。因此，可用“我現在很忙”等借口，爭取一些另謀對策的時間。第八，遇到不利的交涉場合時，也要設法拖延時間。這種情況，猶如拳擊比賽時抱住對方一般，雖然不夠光明正大，但有時卻是必要的。運用之道如：故意遲到、岔開話題、不談結論等等。第九，某些場合，要作迅速明確的決定，確實掌握住整個局麵。第十，讓對手著急，使之落入自己的掌握中。如果能夠掌握以上十項專門技術，你將成為管理時間、運用時間的高手。