□開會省時法
○開會的方法
為了防止開會遲到，不妨活用“零數效果”。管理者由於職業上的關係，不僅要主持自己辦公室的會議，有時也得參加外麵各種團體的會議。外麵的會議一向很長，一小時能夠結束的會議已算很短，有些會議甚至長達二三個小時。如果耗費了這麽長的時間，內容能達到充實的境地，那就沒有話說。糟糕的是，跟主題無關的廢話連篇，以致延長了時間。除此之外，會議開始時間不確定，也令人惱火。有一些人生來就缺乏時間觀念，分明說好下午2 點鍾開會，這些老兄往往會延遲1O 分或者15 分鍾才到達。使得其他準時赴會的多數管理者，白白浪費了1O～15分鍾。如果以1O 個出席者計算，總共浪費2 小時左右，這個數目未免大了一些。為了避免浪費時間，管理者每逢主持會議時，總要實行幾種防止遲到的對策：其一是把開會的時間設定於“2 點15 分”等有零數的時間。正因為大家都習慣於“X 點鍾左右”，以致把1 點5O 分，2 點10分都看成“2 點左右”。於是，就加上了“15 分”的零數，這樣，開會時刻並非“幾點左右”，而是被特定於某一個焦點時刻。經過這麽決定，老是遲到的老兄，開始變得很積極，頂多隻延誤二三分鍾，這就是“零數效果”。乍看之下，並沒有什麽特別，然而，效果卻是相當的驚人。
另外如果有等待遲到者的“前例”，那麽，在全體尚未到齊就召開會議的話，勢必有不少人會抱怨說“為什麽不等我一下呢？”可是，一旦大家都有這種意識，浪費時間將有增而無減。因此，事前就應該采取上述方式。既然一開始就說清楚，就算在全體尚未到齊之前召開會議，後來的遲到者也不至於抱怨，按時開會者也不會抱怨。同時，準時來的出席者也不至於浪費時間。隻要徹底地實施這個原則，就不會有人遲到。
○搞好準備工作，消除冗長會議
會議進行的方式，有時也存在很大的問題。一般管理者都有一種固定觀念，認為所謂的會議，是坐著喝茶而進行的那種“玩意”，而且又一致認為，越是重要的問題，越需要耗費時間討論。但是，某知名企業不管是多麽重要的會議，會議參與者往往站在走廊談論幾句，一下子就把問題解決了。管理者要積極地采用迅速的談論方式，同時也明白了一件事，那就是：所謂的會議，並不一定要浪費時間，不管是如何重大的決定，隻要有心的話，在短時間內就可以處理妥當。為了達到這個目的，在會議開始以前，要做一種準備工作，以便提高出席者的意識。在開會前，應叫出席會議的人提出“必須討論的內容”、“其問題點”、“解決的方案”、“每一個解決方案的利弊分析”、“本人所下的結論”等問題，把它們列舉出來以後，再複印幾份，在會議前分發給每一個與會者。經過如此的處理，在召開會議以前，已經提高了出席者的問題意識。
這以後，隻要針對重點展開若幹的質疑討論，即可形成決議。
如果不經過這種步驟而集合開會，那麽，與會者處於盲從的狀態。
在這種狀況下，往往要經過一個小時以後，才能夠使問題明朗化。有時經過很長的時間，仍然不能獲得結論，甚至必須“憋”到下一次的會議。
在沒有必要的資料之下，搬出幾個“假設”談論，隻有浪費時間了。不如在該資料到手以後再討論，這樣才會產生立竿見影的效果。不過，在這以外的場合，如果胡亂地討論問題，隻能浪費時間。隻要事前的準備工作進行得很好，就不會變成“消極性”會議。為了使會議能夠“迅速”
地進行，除了準備活動必須充足之外，最好能事先確定會議結束的時間。
人類的心理很微妙，一旦知道時間很充足，緊張感就會消失，效率也會跟著降低。隻要確定“結束的時間”，就可以使人產生注意力。遇到這種情況，如果跟會議開始時一樣利用“零數效果”的話，效率將大為提高。
○站著開會能提高效率
一般地，大家似乎都認定開會一定要坐著，其實，偶而站著開會也是個很好的方法。站著說話，會產生要盡快把話說完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結論，問題一下子就解決了。那種又臭又長的會議，隻是浪費時間。目前也有相當多的企業采用這種方法。
○預先通知參加開會的人，會議是逾時不候的無論做任何事，總有人不守時。比如說2 點開會，就有人到了2 點1O 分左右才姍姍而來。如果等到遲到者全來了之後才開始開會，等於使其他準時而來的人都損失1O 分鍾，造成時間的大量浪費。因此在通知開會時間時，清楚表示會議是逾時不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可說，而且下次也不敢再遲到了。
□洽談時間使用法
○麵談時，不妨事先詢問對方“有何貴幹？”如此才能有效地使用時間。
通常，應盡量把麵談挪到午後進行。如果在上午做這件事，那麽，給秘書安排工作、電話聯絡等事，就得挪後，使得一天的工作不能圓滿地進行。這正是上午某些人不進行會客的原因之一。同時，下午的時間用於會客，因做案頭工作而感到勞累的大腦，往往可因此恢複清新。不過話又說回來了，下午的時間並非無限。以個人來說，除了會客以外，還有一大堆的工作。除非在短時間內，從事有效率的交談，否則的話，再多的時間也不夠用。因此，對方表示要麵談時，就應叮嚀秘書盡量地詳細詢問對方的“差事”，如果在沒有任何準備的情況下，就與對方交談，除非你手中握有對方的資料，或者對方當場就告訴你急於想知道的事情，否則的話，隻是浪費彼此的時間。又如雖然通過電話，已經知道對方有什麽“差事”，還會叫秘書把重點記錄下來。隻有如此，才能夠有效地使用會客時間。有時，自己認為腦海裏已經有了答案，但實際交談時，往往會漏掉重要的部分，或甚至語氣不肯定。因此，還是記錄下來較好。例如談及法律方麵，必須寫出“何月何日何地發生了何事”；碰到繼承問題的話，則必須把家族情況寫出來。經過了“書寫”的作業後，就能夠明顯地整理出事實的關係，而且一麵看記載的事項，一麵聽對方說話，理解的速度便會加快。如此進入某種程度的理解狀態，再跟一個人麵談，在短時間內，就可以進入話題的核心。
○跟喜歡擺龍門陣的人麵談時，不妨決定結束的時間有的辦公室有所謂的“會客室”。不過，隻擺著開會用的桌椅，接見客人時，一向都利用這些東西，為什麽呢？理由之一，一般會客用的桌子很低矮，不適合於一麵交談一麵書寫。同時，那種坐起來挺舒服的沙發，一旦坐下就有遲遲不想起來之感。根據經驗，使用開會用的桌椅，更能夠迅速地辦好事情。然而，這個世界到處有喜歡饒舌頭的人。這種人跟他碰麵時，久久不進入正題，盡是在不重要的話題中打轉，就是事情已經辦完，還是“依依不舍”地說一些無關痛癢的話兒。或許，他的話會帶來重要的信息，然而，預定要做的事情太多時，如此地被“轟炸”，實在叫人吃不消。所以，在會見客人時，不僅要規定麵談的時間，在聽到對方的敘事之後，還要迅速地判斷所需時間，再決定麵談到“幾點幾分”為止。如果事前有如此規定，就不至於拖拖拉拉地談上一大堆。而且時間的限製，又能夠產生一種緊迫感，使交談變得緊湊，言之有物，內容精簡而有力。不過，所謂限製麵談的時間，對某些人仍然不能產生效果。遇到這種場合，最後的一張王牌就是告訴他，你必須跟另外的人麵談。如果他仍然不識趣的話，那就索性對他說“從幾點幾分開始，我又得去赴約..”可以如此地提醒對方。最叫人感到百思不得其解的是：“我又得去做一件重要的工作”，對喜歡饒舌頭的家夥往往不太有效，但是，說出了“我還得去赴一個約會”，他們就會識趣地告辭。除此以外，對於遲遲不說出來意的對象，總是要想盡辦法，叫他盡快地說出來意。唯有如此，才能夠大幅度地減少時間的浪費。
○等人最好選在書店等能夠有效使用時間的地方為了出席會議或者商討某事，幾乎每個管理者都有在外麵等待對方的經驗。遇到這種情況，第一個考慮的條件，不外乎容易找到的地方，至於其它的條件則很少被考慮。事實上，隻要較好地選擇等待的地方，即可使時間的損失減低到最小程度，甚至把等待的時間當成“活的時間”
使用。
通常，一般人最喜歡選某個廣場或火車站的剪票口為等待場所。如果由管理者來選定等待場所的話，絕對不應選擇這兩種地方。因為那些地方很雜，難以開展聯絡工作。選擇這種場所，一旦碰到預料以外的事故，或者臨時有急事，則無法在約定時間到達現場；由於無法聯絡，對方隻有幹等一回。為了防止浪費時間，在決定等待的場所時，首先必須考慮的是容易聯絡的場所。同時也應考慮到，是否能夠有效地使用等待的時間。如果對方能夠準時到達，那就沒有話說。最怕的是對方遲遲不來，或者由於你順路而提早到達，遇到這種情況，如果隻能站著等，那就不能好好地活用這一段時間了。最適用於等待的地方是“書店”。預先就告訴對方你要在書店哪一層、哪一個角落。這樣，對方就不必在店裏到處尋找。應在對方到達以前，翻翻新出版的書籍，或者剛出版的雜誌，借此尋找自己所必要的信息。這樣做的話，等人時間就不會感到焦躁不安，還可以活用那一段時間呢！隻要是大型書店，由於目標很大，對方不費力氣就可以找到。到必要時，也可以拜托書店的服務人員使用擴音機叫人。由此可見，書店是最理想的等人場所。
□人事信息的管理法
○接受對方名片後，立刻在背麵書寫有關他的信息，再分類存檔不管擁有多麽龐大的信息庫，遇到必要時，如果非得翻來翻去，那麽它的信息價值就減半了。“人事信息”方麵也是如此。遇到你想跟某人聯絡時，不能立刻知道對方的電話號碼，那麽工作就不能順利地進行。
又如碰到自己專業以外的難題時，是否有合適的資料提供者，將大幅度地影響你的工作效率。遇到這種情形，縱然認識這方麵的專業人才，但如果不能及時獲得有關他的信息，那就等於糟蹋了這個人才。為了提高工作效率，必須在平常就把人事信息整理好，以便縮短尋找的時間。以某些人來說，有關重要人物的信息，都應根據其作用，分成“名片檔案”、“住址錄”、“大事錄”三種檔案。絕大多數的資料來自對方的名片。
人類的記憶往往不太可靠，有時隔了一段時間之後，抓起一張名片瞧瞧，雖然印著人名、頭銜等，然而，腦海裏卻想不出“他”是怎樣的一個人？
因什麽事跟他碰過麵？鑒於此，每次對方遞給你名片時，你都應盡快在名片背後添上對方的資料。其中必須添“碰麵的日期”、“場所”、“何事”以及介紹者，有時也添上對方在交談中泄漏出來的信息。例如，他的專長、興趣、出生地、他的秘書姓名等等。經過如此處理，就是數年不見的人，隻要瞧瞧那些記載，就可以想起他的一切，交談也能夠很熟悉地進行。記好備忘錄後，也能使對方的一切，長久地留存在你的腦海裏。這種做法，必須在你對他的印象還深刻時進行。這些往往是跟對方分手後，或者搭電車回家時進行。這種寫滿了信息的名片，在轉記到“住址錄”、“人事錄”以後，再歸入透明的名片檔案裏。這種檔案夾的正麵以及背麵都是透明的。如此處理以後，不必抽出名片，就能夠看到名片背麵的記錄。如果必須一張一張地抽出名片，那就不合乎節省時間的原則。
處理名片的另外一個特征是，不根據姓氏的英文字母排列，而根據不同的職業、公司來分類。或許有人會認為，根據姓氏的英文字母分類，不是更便於尋找嗎？話雖然不錯，可是你不知道他的名字。不過，你仍然記得他是某公司的主管，或者是在辦某件事時認識了他。既然有了這個線索，你就可以從他所屬的分類中找出他的資料。如果不是這樣，則必須從好幾冊的檔案中，一頁一頁地翻找，這樣就不合乎節省時間的原則。住址錄可根據英文字母分類，名片則根據不同的公司與專長分類。
這樣，尋找起來比較迅速，更合乎節省時間之道。
○住址錄以方便更換和容易尋找為原則在人事信息中，住址錄是使用頻率最高的。以一般社會大眾所使用的住址錄來說，最明顯的缺點是信息的更換難以進行。最初填寫時，雖然完全根據英文26 個字母的順序排列，但是等到填寫新信息時，隻能填寫於最後的幾行。同時，不用的信息也不能清除，而且尋找起來也繁雜，又會形成多餘的空白。最大的缺憾是住址錄一開始能夠填寫的信息量就受到限製。因為不能增加頁數，一旦超過了一定的人數，就得再準備新的住址錄，以個人信息的記入欄來說，隻有一行或者兩行，因為空間太狹窄，很難把所有必要的資料都填寫進去。辦公室所使用的住址錄，是活頁式的並且個人的信息呈現為一人一張名片的插入式卡片，這樣，每一頁都能自由地插換，卡片也可以取出來，自然就可以在姓氏或英文字母的順序之下完完整整地排列，不必要的信息也可以刪除，因此不會浪費空間。由於每一張卡片同名片的大小一樣。因此，可以填寫住宅、上班地點的電話號碼，以及其它重要的信息，而且在普通狀態下，隻能看到最下麵的姓名。所以，在尋找時，別的信息不會進入眼簾，尋找起來就容易多了。如果把它們抄錄起來，就會變成姓名錄，可以做為賀年卡寄出的核對單。“所謂的住址錄，本來就是如此..”如果被這種傳統觀念所束縛，不僅會感到不方便，而且會重複地浪費時間。不過，隻要你有心尋找，還是能夠找到適合於你使用的“道具”。
○使用“人事錄”，拓寬人際信息網除了名片檔案、住址錄之外，管理者還應自製所謂“人事錄”檔案，並時時加以活用。這也可以說是人事信息的“大全”。它不隻記載對方上班處的資料，還囊括了對方的經曆、家族成員、近況等私人信息，使人一目了然。
首先在用紙方麵，必須使用比較厚的卡片。每一個人使用一張。上麵記載“姓名”、“出生年月日”、“性別”、“第一次見麵的日子”、“學曆、“職業”、“籍貫”、“工作地點”、“現在的住處”以及“家庭”等，盡量地把已知的信息都填上去。所謂的“籍貫”，並不一定指戶籍所在地或老家，而是指對方現住地址以外，更能夠確實地聯絡到的地方。這一項記載遇到本人被派往國外時最有幫助。又如，變更比較多的“上班地點”、“現在居處”，以及“家庭”欄，一開始就留下很大的空白，一旦有了變更，立刻更正。卡片的背麵當成備考欄，用於記載對方的近況。例如對方在賀年卡上寫著“今年2 月起預定到美國留學”，或者“今秋將結婚”的話，那就把日期一塊記下來。仔細地把近況報告都記錄下來，最有助於人際信息的拓寬。有些人，每年都要寄出2000 張以上的賀年卡，而且每張賀年卡都要寫上一二行字。遇到這種情況，你隻要看看備考欄，就能夠胸有成竹地寫下去。即使是好幾年不曾見麵的朋友，隻要這幾年的信息，被做成記錄保留下來，再見麵時，就不愁沒有話題。
○人事錄分別使用英文字母和職業別索引，以加快尋找速度使用英文字母和職業別索引的人事錄，將成為管理者的最得力的助手。不過，由於數目很多，取出信息時非快速不可。其做法是：首先，在卡片的右上方設置“英文字母索引欄”。原則上，在一個人的姓氏上，利用姓名中的頭一個字母，例如“林天衝”，則記為“L、T、C”。“陳”、“劉”等，同姓有好多個人的情況，則除了姓以外，連名字的頭兩個字母也記下。然後采取“A”行“B”行等的大致分法。如此處理，隻要瞧瞧索引欄，就可以很快地找到必要的信息。除此之外，為了更有效地活用這種人事錄，也可從職業等其它角度開始尋找。人事錄的上端印有A 到Z 的英文字母，每一字母上都開一個小洞，每一個字母也表示對方的職業、經曆，或者跟你的關係。例如，對方是律師的話，使用英文LAWYER 的“L”表示，注冊會計師則是以OPA 的“P”表示。在這些字母中，把表示本人的字母洞上部分去掉歸檔。例如，你需要金融關係的信息，而且已經把銀行職員列入名單，你可以使用一根細棒，刺入銀行的“B”洞，再把它挑起來，那麽，隻有“B”，也就是銀行職員的卡片會存留於下麵。
或許有人認為這種信息應該由電腦來管理更有效率。然而，用軟件同時處理3000 人的信息時，還是采用卡片的方式比較容易管理，同時也比較實用。
○利用賀年卡上的“最新信息”更換人事信息不管是住址錄、人事錄、人事信息，都是越新越好。但是要使對方的近況，在絲毫不漏的情況下，反映在你的資料上，實在是一件非常困難的事。遇到對方搬家，或者調職時，如果對方通知了你，你就應該立刻修正住址錄，人事錄。如果不能獲得這種信息，你所持有的信息，將跟現實有出入。為了修正這種信息的不適合處，隻好活用賀年卡。每年都會收到2000 張以上的賀年卡，這個數目占去人事錄所登記的三分之二人數。由賀年卡取得對方的最新信息後，舊的信息就會煥然一新。賀年卡上麵，有不少除了住址以外，還添寫家族的私人之事。所以，它所包含的信息量比一般問候式的信件還要多。由此看來，賀年卡可稱之為“人事信息的寶庫”，你豈能不活用它呢？不過由於張數太多，除非采取某種程度的係統化作業，否則的話，將耗費大量的時間。以辦公室來說，並非把當日收到的賀年卡，在當日內就處理完畢，而是等到差不多都收齊時，即過了陽曆年以後，再把它們依據26 個英文字母的順序排列。如果賀年卡上寫著新居落成、結婚、子女誕生，或者對新年的展望，那就把這些信息添寫在人事錄的備考欄。有不少人認為，既然想要擁有大量的信息，那就得到處收集。其實，你身邊就有不少可以獲取信息的材料。
雖然隻是一張賀年卡，隻要好好地活用，仍然能收集到不少的信息。