□交際的方法
○夜晚的交際最好決定退席的時間滿以為今天可以早點回家，誰知傍晚時，意外來了一個吃請，以致不得不很晚才回家！具有這種體驗的人為數不少。對於這種夜間的吃請，管理者應盡量避免參加。一般地，酒過三巡，就會拖拖拉拉他說一些毫無意義的話，無謂地浪費時間。不過，有時總是難免會碰到推不掉的吃請。遇到這種場合，隻好事先言明散席的時間。待時間一到，不妨在不傷及對方的情況下，說出理由，退出宴會或酒席。例如，你可以說：“明天，我必須一早就出差..”，或者預先告訴家人餐館的電話號碼，屆時叮嚀家人打電話來，聲稱“有急事..”。如此早早地結束夜晚的酒席，並非上好之策。那麽，什麽才是上好之策呢？那就是把夜間的宴請，挪到中午休息時間。以白天來說，一般的會談，一個小時就足夠了，而且，由於中午的吃請，大致上均不喝酒，談起話來比較中肯。應該利用午休時間會客。在這個被大家所忽略的時間裏，一麵進餐，一麵跟友人重溫舊情，與朋友們交換新信息，不但效率好，也其樂融融。
○聚會後，如果想擁有自己的時間，那就不要多喝而多吃參加聚會是結交朋友的最好機會，有人邀請參加聚會時，隻要時間上允許，管理者都會出席。想結交朋友，那就得騰出時間才行。如果一天會見一個人，一年裏也隻能會見364 個人。如果參加聚會，在兩三小時之內，就可以會見好幾十個人，白白地坐失認識朋友和跟老朋友交換信息的機會，實在是很可惜的一件事情。聚會一向離不開酒水。有一些人從聚會開始到結束，手中始終離不開酒杯。然而，欲把聚會當成社交時間，有效地利用它，就應該放棄酒水。好不容易碰到平時難得一見之人，如果把他當成灌黃湯的對象，那實在是太可惜了。有時在聚會以後，必須回到辦公室做一些收拾的工作，回到家以後，可能要學習某種東西，因此，酒水不宜喝得太多。在聚會會場時，應少喝酒，而改為吃東西。
在聚會會場填飽肚於，至少可以節省吃晚餐的時間。不喝酒，享受吃的滋味、交談的樂趣，即活用聚會的方式。
○出席聚會時，以單身最理想，如此才能擴大人際關係對管理者來說，參加聚會的目的，是跟不認識的人交談，以便獲得新信息，並且擴大人際關係。不過，很多人參加聚會時喜歡帶著伴侶，而且一旦到了會場，就迫不急待地尋找老友，一味地跟老友交談。所謂的派對，是主辦者根據自己的想法，邀請很多人參加的歡樂宴會。這裏不可能像混雜的街市，有一些暴徒或者精神異常者以及來路不明者混雜其內。因此，就是有很多你不認識的人，也不必產生害怕的念頭。既然來參加聚會，那就應該把自己放輕鬆一些，積極地招呼參加的人，如此才能有效地使用時間。到聚會會場碰到朋友時，除了跟他寒暄以外，也請他介紹他的朋友。你雖然不善於跟人搭訕，仍然可以順利地增加新朋友，而且又有熟人夾在中間，交談自然能夠進行得水乳交融。或者，你不妨事先請教主辦者有關出席者的名單，再由主辦者介紹跟對方認識。
因此，出席聚會時，以單身最為理想。
○確認會麵場所的電話號碼
管理者與人會麵，如果無法準時到達，就應該盡快打電話告訴對方。
這是理所當然的事，因為約會遲到等於浪費對方的時間，並且是非常失禮的事。
如果不知道會麵場所的電話號碼，那麽想聯絡也沒辦法。需要時，再特地去查電話號碼，又增加不少麻煩，所以在與別人會麵時，一定先確認會麵場所的電話號碼。像車站剪票口之類無法聯絡的場所，是不適合做為會麵地點的。
○“隻說話而不喝酒的酒會”應對法交際應酬中，酒是不可缺少的助興飲料。如果不參加酒會，又恐怕錯失獲取珍貴信息的機會，可是喝了酒，往往會影響到當晚甚至第二天的工作。對想看書、無太多個人時間的人來說是一個難題。這裏有一個秘訣：與其喝酒不如說話，喝酒隻要有點意思就可以了，以便宴會之後回到家，依然可以有效地利用自己的時間。
○不會麵而布下信息網的要訣
在工作上遇到疑難問題時，最好是通過電話請教精於此道的行家，如此比自己去調查更能迅速地解決問題，也容易獲得新信息。當然，想一通電話就得到珍貴信息，平時就必須布好信息網，並且一定要與信息網保持密切的關係。對自己來說，平日就得給可能成為信息來源的人寄發賀卡、問候卡等，以告知自己的近況，這是一項不可疏忽的工作。要保持信息網的活力，與其時時和對方會麵，倒不如采用這種書信來往的方式，更能收到很好的效果。
□歸途時間使用法
○回家途中，把“工作腦筋”換成“學習腦筋”
利用回家途中這段時間，把“工作腦筋”換成“學習腦筋”。回到家裏以後，就算有意學習工作以外的事情，但是往往會顯得心有餘而力不足。因為想起了白天被上司奚落之事，而憤憤不平；再不然，就是想起明天的大宗交易事宜，而感到忐忑不安，以致無法集中精力。最理想的態度是，一旦踏出了公司的大門，就把公司的事情拋在腦後。不過，越是擔任高等階層的工作，越是無法做到這一點。正因為如此，欲把公司的“工作腦筋”，回到家後就改變為“學習腦筋”，就必須重視從公司到回家的這段時間。搭車回家時，不妨拿出回家後的學習時間表看看，會對昨天剩餘的疑問及回家後將收聽的節目產生興趣，自然會萌生出學習的欲望。如果再翻開跟今天學習有關的書本，或者聽聽語言教學的磁帶，回到家時，你就可以很自然地溶入學習氣氛中。或者到書店翻翻書本雜誌培養學習的興趣。反正，以適合自己的方式，在回到家以前，能夠把腦筋改變過來就行了。
○英文報紙最好在歸途中閱讀
閱讀英文報紙是學習英語的手段之一。管理者在學習英語時，利用回家的途中來閱讀英文報紙，並固定為每日必做的功課。英文報紙的好處，在於每天都能接觸到鮮活的英文。外語的訓練，必須每天堅持不懈地學習才會有效果。英文報紙跟厚重的教科書不同，它攜帶方便，普遍地受到讀者的喜愛。
英文報紙的另一個好處，是其內容對管理者來說，無異於貴重的信息，而且它的內容趣味十足，自然會讓人愛不釋手。同時，報紙每天都刊載新鮮消息，叫人百看不厭。
一般地，在學校學習英文，無論是從質還是從量方麵，都有過重之嫌。那種程度的英文，就算是對英、美兩國的學生來說，也嫌深奧呢！
從這個意義來說，麵向一般大眾的英文報紙，可說是最理想的教科書，它又包括猜謎、漫畫等娛樂形式。即使是英文程度並不怎麽好的人，也可以挑取自己喜歡的部分閱讀。
通常，都是先預習早報的新聞內容，再閱讀英文新聞的內容。如此，較一般的閱讀方法，更能夠深刻地把握內容，可成為高強度的訓練。即使不閱讀全部的報紙，隻要閱讀一個專欄，也能取得較高水平的訓練。
□回家後的時間使用法
○最好別把工作帶回家
時常聽到一些管理者到飯店或旅館就變成“罐頭”。以那種姿態處理工作，效率就會節節提高，或許，這是受了“限期將到”的影響，要不然就是注意力集中吧！對於這些人來說，可能待在家裏時，一會兒不是接電話，就是接待訪客，還有家裏的一些瑣碎之事等等，使他們無法集中精神吧！固然由家人把這些瑣碎之事處理好也未嚐不可呢，然而，單是將家人集中於他的身旁，也不可能會受到一些心理影響。
在這種情形下，為了能夠埋頭工作，他們才選擇飯店、旅館做為工作場所吧！
一提起在飯店工作，一般人總認為跟他風馬牛不相及，但是把它改成“在能夠集中精神的地方工作”時，那就不是跟你完全無關的事情了。
原則上，你不把工作帶回家做。
還有一個原因，那就是資料、書籍、事務機器和事物用品的問題。
以管理者來說，隻要有稿紙、筆，就能夠進行工作。可是，每當要做事的時候，就必須使用這些工具。因此，為了埋頭進行有效率的工作，必須待在自己的辦公室裏。不管在辦公室工作的效率有多高，如果一直待在辦公室裏，勢必會感到厭倦，甚至會想家呢！遇到這種情況，都會打電話回家，以便提提精神。通過電話跟孩子說：“你洗澡了沒有？”、“吃過晚飯了嗎？”、雖然是一些不關緊要的家常話，但是可以提提精神，也可以產生快點完成工作、回家跟親人團聚的念頭。雖然不在家裏工作，但是，時常把最低限度的“工作道具”放入皮包裏帶回家，準備應付萬一的情況。例如，由於某種原因，預定突然改變，明天早晨必須出差等。遇到這種情況，隻要道具帶齊就可以放心。在移動途中隻要看看資料，就可以立刻跟某一個人洽談，好可以在回家的車裏，完成還沒有做完的事情。帶“工作道具”回家，反而成為不在家裏工作的原因。
○有噪音的話，就使用“聲音的遠近法”去處理回到家裏稍為休息，準備讀書時突然響起了工地電鑽的聲音。這時，翻書頁的手往往會突然地停下來。這種噪音，將降低注意力，往往會幹擾讀書和學習的情緒。雖然不是很大的噪音，但是附近的談話聲、響起的鋼琴聲以及音響等，有時也會叫人感到心煩。在對周圍的噪音感到心煩時，就應該使用“聲音的遠近法”，以保持自己的注意力集中。即用身旁的小聲音來蓋過遠處大聲音的方式對抗噪音。使用身旁的小聲音，並非指打開音響，而是通過耳機聽取自己感到愉快的聲音。經過如此的處理，差不多可以完全隔絕噪音。
以這種情況來說，最成為問題的是應該選擇哪一種聲音。針對這個問題，首先，使用一般的“音樂”，但是效果不佳，尤其是流行歌曲，往往會使人傾聽歌詞，反而幹擾到讀書；接著，再使用古典音樂試試，但是由於聲量的起伏很激烈，也使人分心。最有效果的是所謂的“環境音樂”。尤其是聽到在高原收錄的小鳥啼叫聲，以及風吹草動的聲音，更能使管理者的情緒保持安靜，自然能夠很從容地讀書和學習。於是，把這些聲音錄下來，遇到周圍有噪音時，就戴耳機聽這種“環境音樂”
讀書。如此神經再也不會繃得緊緊的，可以在很安祥的氣氛下讀書、學習。一直被噪音困擾的管理者，你不妨試一試。
○隻要在愉快時“儲蓄”時間，回家後的學習就能很容易地繼續下去
人類跟機器人最大的差別是能力的大小。通常隻要無故障，機器人可以發揮100％的能力去工作。至於人類，則很容易受到感情以及身體狀況的影響，有時隻能發揮5O％的能力，有時卻能夠發揮出兩倍的驚人能力。
回家後想學習某種東西時，最好每天以相同的步調進行。但是，有時因工作的關係回家較晚，或者由於疲勞、煩躁，以致無法集中精神學習。像這種情形持續一段時間後，就會叫人陷入近乎癱瘓的狀態，學習進度也會停下來。到頭來，會叫人感到更為麻煩，以致完全放棄目標。
遇到這種情況，時間的“儲蓄效果”最為有效。每一個人都有情緒低落而缺乏幹勁的時候，反過來說，也有情緒高昂，幹勁十足的時候。遇到這種時候，不妨盡量地多做一些，把這一天做好的大量工作當作“時間儲蓄”。經過這樣的安排，就算不久以後再陷入癱瘓的狀態，你也不會因為“沒有成果”而感到煩惱。一般地，陷入癱瘓狀態時，最好順乎自然，切勿勉強。因為越勉強，越會陷得更深。這段時間，不妨離開工作或者學習，跟孩子玩樂，以恢複常態。早些休息，反而會提高日後工作的效率。及早地掙脫出“癱瘓狀態”，更能夠使“儲蓄”的機會增加。
隻要能夠如此地思考，就能夠便你在不倦怠之下繼續做任何事情。
□電視、收音機的使用法
○不妨把想看的電視節目錄下來再看“先生你整天那麽忙碌，想必沒有時間看電視吧？”很多人如此的詢問。但是，答案是“否定的”。在家時也看電視，也照常睡眠。一旦回答“我喜歡電視播放的影片”時，對方會更感到驚訝，因為他們不知道哪兒來這麽多的時間。其實，這並沒有什麽秘訣，可說是很簡單的一件事。對於想看的電視節目，都會利用錄像帶錄下，對於不必要的部分，都飛快地跳過去。在看錄像帶時，一隻手拿著遙控器，把那些廣告以及多餘的部分刪除。經過如此整理以後，在電視上播放兩個小時的長片，隻剩一個小時左右了。縱然是沒有廣告的新聞節目，對於不重要的部分，管理者還是應毫不吝嗇地把它們刪除。這麽一處理，本來一個小時的節目，隻能剩下2O 分鍾左右了。就算是很高級的節目，真正重要的部分並不多，如此地把焦點縮小的話，在少許的時間內，就可以獲得很多有效的信息。反之，一直打開電視，將使人產生一種繼續看下去的念頭而浪費時間。在這種情況下稍為疏忽，就會浪費掉大半的時間。為了防止養成這種習慣最好把電視關起來，或者隻看錄像的節目。一旦把電視關掉，你就會想起自己長久以來一直想讀的那本書。同時，客廳裏沒有了電視的聲音，你就能夠很自然地跟家人交談起來。總之，你最好在掌握主動權下看電視，不要被電視“牽著”鼻子走。
□讀書的方法
○以跳讀方式在短時間內了解書的內容讀書隻讀必要的部分，一旦養成習慣之後，就能了解全書的內容。
“跳讀”並沒有一定的方法，不過因書類型的不同而有“精讀前1O 頁”
的觀點。這是在前麵部分精簡敘述全書內容的情況之下，所采用的讀法。
這樣的書籍隻要花點時間看完前麵1O 頁左右，後麵大略跳讀翻過，就能相當正確地了解全書的內容。
○閱讀商業書籍時，從結尾讀起也是一種方法在閱讀商業書籍時，如果想早一點知道具體的技巧，從各章節的結尾開始讀起，因為大部分作者都在章節開頭中，敘述一些老套的開場白，在最後部分才涉及到具體的做法與觀念。
商業人士都是在上班中閱讀商業書籍的，為了早一點獲得自己想要的知識，實在沒有必要去理會作者的長篇大論。先把書大略翻過一遍，從自己需要的章節中開始讀起，這也是個很好的方法。
○必要的新聞資料當場撕下
在剪貼資料問題上，很多人都很細心地用剪刀或刀片把資料裁剪下來。如果手裏拿剪刀看報紙，這當然是可以的。實際上，在車中劃上記號以備回去剪下的資料，往往不是忘記了，就是懶得再動手處理。
最好的方法是隻要一看到想要的資料，當場就撕下來，一點也不避諱他人的目光。一旦習慣了，就能夠堂而皇之連日期帶資料一口氣撕下來。
○把目錄的前一頁剪掉一部分
書上經常附有封套、美化紙等與內容無關的裝飾品，幾乎所有的人都習慣於長期保留，這樣做不適於提高效率。
為了盡量減少時間浪費，每買一本新書，可在目錄的前一頁近邊緣處，剪個半月形，這樣就能夠馬上翻到目錄，提高找尋頁碼的速度。
○剛買的新書先用力壓開
要提高讀書效率，除了取下所有的裝飾品之外，使書籍易於翻閱，也是不可缺少的步驟。尤其是忙碌的管理者，必須利用5 分鍾、1O 分鍾的零碎時間來看書，更必須使書籍易於翻閱。所以，剛買的新書要從正中間用力壓開，以易於翻閱，如此一來，書籍看到一半攤放在桌子上，就不會自動閉合翻頁。
○把資料複印放大，以便空檔時間閱讀在車內或等人的空檔中，很多人都會看報紙或閱讀書籍以吸收知識，一般說來報紙和專門書籍的印刷鉛字都非常的小，想在搖晃的車內或光線不足的場所閱讀，往往十分吃力，易造成眼睛的疲勞。
所以，把報紙或書上想看的部分挑出來，複印放大後，能帶在身上隨時閱讀。複印紙的大小既不必像報紙一樣折疊起來，也不會像書籍那般厚重。複印放大能使眼睛較不吃力，且易於閱讀，提高收集資料的效率。
○拆開書籍時，要注意裝訂方式
在拆開書籍分冊裝訂時，很容易造成破損。如果隻破一點點，還無所謂，要是鉛字部分也被撕破，再重新裝訂時，可要大費功夫了。為了防止這些麻煩，最好先了解一下書籍的裝訂方式，比如說有些書籍和雜誌，幾乎都是采用“無線膠裝”的方式。這些沒有穿線的書本，隻要把書籍兩邊往封麵方向彎曲，粘膠就會剝落，很容易拆開來，而周刊雜誌都以釘書機裝訂，隻要拔下釘書針，一下子就可拆開。
○單行本的必要資料可複印保存
原則上書籍都是用錢買的，所以每個月購買的冊數會達到相當數量。從中複印保存的書也會很多，是否需要複印要根據書中資料的需要量而定。例如在買來的一本書中，隻需要一小章節的資料，如此就不必複印整本書，而隻複印需要的一小章節，然後把書丟掉，這樣不但能縮短找尋資料的時間，而且能有效地利用藏書空間。
○盡量用鉛筆在書上注解
為了提高閱讀速度，可以用鉛筆。這樣說一定有人感到意外，這兩者之間到底有何關係？原因就是可以一邊跳讀翻閱，一邊直接用鉛筆在書上勾出重要部分。如果使用圓珠筆之類無法擦掉的筆，會產生“不能劃錯、勾錯”的心理障礙，這樣速度自然就會慢下來。所以為了防止效率低下，可一律用鉛筆在書上寫注腳。
○書與筆要永遠相伴
筆要經常放在身邊，書也一樣。因為，書和筆永遠是成雙成對的。
讀書之際，想要在書上寫點什麽，如果筆早備在一旁，就可省去找筆的麻煩，能馬上提筆書寫。即使是躺在沙灘上看書，也能夠馬上提筆批注。
○書籍標題以熒光筆塗上顏色，可縮短資料查閱時間書中的標題以簡潔的形式表達該章節的內容，就如同領航人一般，所以盡量在短時間內檢索標題，就能夠提高收集資料的效率。
因此，可在標題上用熒光筆塗上顏色，以表示該資料的所在，借此大幅度縮短再讀時的檢索時間。經過這道作業的書，就是所謂的“索引書”，可以多加利用。
○重點以括弧括起來，比較容易檢索很多人在看書時，一看到重點即在上麵劃線，可是在第一次跳讀劃線時，一旦重點長達數行，劃線部分就會變得很長，這樣再次閱讀時不但不容易找到重點，而且非得把劃線部分讀完不可，實在不合乎效率原則。所以，在這種情況下，隻在真正重要的數行上用括弧括起來，匆匆忙忙翻閱時也可一眼就看到重點所在。
○不同學說標上不同的記號，可方便閱讀工作上經常研讀的專業書籍，不但文章結構非常複雜，而且旁征博引各派學說，大部分都不容易看懂。商業書籍若涉入相當專業的範圍，便會成為令人望而卻步的“天書”，在這種情況下，最好是自己動手加以整理。例如，在法律條文的解釋上，若提出四種不同學說，就分別標上不同的記號，事先經過這道手續，再次閱讀時，就會了解“這四種學說是重點所在”，因而加速對主題的了解。
○須準備三本需要快速精讀的書
有一本書必須仔細研究，但是事情太緊急，沒有時間坐下來慢慢地研讀，在這種情況之下，你會怎麽做呢？一般人又不是以讀書為本分的學生或大學教授，自不可能一整天都坐在桌子前讀書。當你接到以前完全沒做過的工作時，在這種情況下，你可以買三本同樣的書，在辦公室、家裏、公事包內各放一本。這樣，隻要有時間，馬上就能鑽入書中研讀，成效卓著。
○要了解一本書，必須從頭到尾讀一遍當你讀艱澀難懂的書籍時，即使有不懂之處，也還是從頭到尾將其讀過一遍為好。一般來說，在完全了解一本書的內容之前，很容易從第一頁開始采用精讀的方式。越艱深的書越是如此，一旦遇上不懂的地方，往往就讀不下去，所以必須先從頭到尾讀過一遍，以掌握作者的“整體觀點”。在精讀之際，即使還有地方看不懂，也能夠了解其概略的意義，能有效地提高閱讀速度。
作者介紹通常都印在封麵底下，隨手一翻就可看到，簡略地介紹作者的出生年月日、籍貫、學曆、經曆、實際成績等，即使隻有這麽一點資料，但在了解作者主張與該書內容上，將大有助益。
○讀“前言”，可大略了解該書內容與作者意圖“有效讀書法”是首先從目錄開始看起，然後再接著讀“前言”。
或許會有人顧名思義以為，“前言”是最先寫下來的，其實正好相反，一般作者都在完成本文之後，才以總結的方式動筆寫“前言”。所以，通常“前言”都會“總論”作者的執筆意圖，貫通全書的觀念等，因此隻要讀過“前言”，就可在某種程度上掌握全書的內容，光這一點，就能提高讀書效率。
○利用各種圖書目錄尋找自己需要的書籍在找尋書籍時，可以充分利用各出版社所發行的目錄，再打電話向書店查詢，由於知道正確的出版社名、書名、作者名，因此查詢的效率非常高。還有一個可利用的目錄，那就是分門別類的目錄。如果備出版社所發行的圖書目錄是縱切麵的資料來源，那麽分門別類的圖書目錄，就可以說是橫切麵的資料來源。法律圖書目錄就是其中一種。靈活利用縱、橫兩麵的圖書目錄，可以大大提高找資料的效率。
○利用資料書籍，找到自己所要的資料在收集新工作的資料時，你可以從資料用書下手，因為有關今後從事的工作所需的資料在哪裏，應該如何著手..資料用書都能給予明確的指示。即資料用書具有旅行指南的功能，能夠指引你找到所要資料的捷徑。如“工商名錄”之類的書，網羅了有關工商業資料來源的地址和電話號碼，隻要翻開這本書，馬上就能找到自己所要資料的線索。
○把報上的書籍廣告按類別歸檔保存一旦在報上看到今你心動的書籍廣告，你可以將其撕下，帶回辦公室；有急用的書籍，就馬上到書店去購買，而且日後要向書店訂購時，可以正確無誤地買到自己想要的書，也不會浪費時間，此外，一定要在歸檔的廣告上注明刊登日期。現在書籍在書店中的生命周期越來越短了，隻要知道日期，在函購書籍時，也可預防浪費太多時間。
○看到中意的書立刻買下來
最近書籍的出版量膨脹到相當的程度。稍一遲疑，看中的書籍很快就會從書店的櫃台上消失，當然還可以向出版社函購。可是再怎麽快，至少也要一個星期的時間才能寄到。急著讀卻又沒書讀，不僅浪費時間，而且也影響到資料的時效性。
所以，當你在報紙書籍廣告上看到中意的書時，必須立刻毫不猶豫地買下來。
○不了解圖書館是“開架式”、“閉架式”，還是“並用式”，是不合乎效率原則的
關於圖書館，第一件要知道的是這個圖書館到底是“開架式”、“閉架式”、還是“並用式”。開架式是所有的藏書全部排在書架上，任人自由挑選，閉架式是從卡片來檢索自己所要借的書，而並用式則是兩者的混合。
大規模的圖書館大都是采用開架式的，其優點是藏書量豐富，但另一方麵，它也有缺點：如果不知道所要書籍的名稱、作者姓名，就無法借出來，而閉架式則正好相反。你可以視情況的需要，分別利用不同的圖書館。而在為專題研究收集資料時，則經常利用並用式圖書館。
○先查明圖書館複印服務的時間以免白跑一趟到圖書館收集資料，一定會有複印的必要。最近，幾乎每家圖書館都備有複印機，所以複印本身不會有什麽問題。不過應該注意的是，使用複印機，不同的圖書館有不同的做法。如果是由專人代為複印，那麽午休時間就無法複印，而且在將近休館時也不受理複印。相反地，如果由自己動手複印，就必須自備零錢。事先了解這些規定，就不會白跑一趟而浪費時間。
○利用資料齊備的圖書館
報紙有微縮印刷版，一旦要查舊報紙的資料，就可以利用，非常方便。不過，縮小印刷版很厚，即使個人想收藏，也是非常占地方，十分麻煩。如果你所在單位有查閱微縮印刷版的必要，你就可以利用有這些資料的圖書館與資料室。至於舊雜誌，先知道一些專業圖書館，需要的時候就很方便。最好先查明哪家圖書館藏有哪些書籍，具有哪些利用價值。
○工具書籍使用中的“索引處理”
對於管理者來說，如果在書寫時能縮短翻找資料、辭典、字典之類的時間，則不難提高工作效率。事實上雖然如此，很多人認為翻厚重的辭典、專門書籍很耗費時間，但是，仍然繼續保持這種翻找方式。書本是半完成品，因此一直都在想辦法加工。為了提高效率，不僅“閱讀”
用的書籍，就連辭典、專業書籍等時常翻動的書本，都要經過加工，使它們能夠很容易地被利用。對於這些時常翻動的書籍來說，最有效果的加工，不外是書外側的“索引處理”。也許還有很多人記得英文辭典的書頁外側印刷著“A、B、C..’。對於不曾印有這種索引的書本，一旦經過如此加工，翻找的時間將大幅度地縮短。同時，工作效率也能夠提高。對管理者來說，不僅在辭典中製作索引，甚至自己工作所用的專業用書上也應製作索引。經過如此的處置，翻查辭典、書籍的時間就可以大幅度地縮短，而且隻要看看書頁側麵，就可以明確地知道，這一本書到底有什麽內容。因為工作的關係，管理者必須盡快地提出資料。如果能夠預先騰出一點時間，如此處理重要的辭典以及書籍，到了緊急的場合，將成為你的得力助手。
○期數完整的雜誌須編製索引
通常將雜誌上必要部分印下來之後，加以舍棄即可，然而，有關自己專業的雜誌卻是例外，全部一期不漏完完整整地保存下來。可是有些雜誌自從創刊以來，已達幾百期，過期雜誌已有相當數量。這就要求將每一百期發行一次的“索引”存檔，以備必要時加以檢索。一般說來，即使收藏完整無缺的雜誌，大概也很少有人會特地編製一本“索引”。
其實把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日後檢索時，能節省不少時間。
○當成資料使用的書，先把目錄複印好，再把它貼在書的表麵對於作參考資料的企業書籍和專業書籍，擬出一套辦法使翻找的時間更為縮短。即先將書籍的目錄複印，再把它貼在書本表麵。以比較厚的書籍來說，書頁偶數麵可以書寫比較多的字，不厚而內容多的書籍，很難在不打開書本的情況下便可立刻掌握到詳細的內容。在這種情況之下，隻要把目錄貼在書本表麵，一拿到書本，就可以看到它的內容。或許有些人會說，把目錄貼在書本表麵，書名不是看不到了嗎？事實上，書皮的下麵那一頁還印有書名。因此，根本就不必擔心這一點。事實上，目錄才是表示書本內容的“麵孔”，理所當然地應該貼在書皮上麵。但是遇到目錄太多的書本，考慮到貼的空間，必須縮小目錄的複印。如果必要的話，書皮的裏側也可以貼。最重要的是必須在不必翻動書頁之下，盡快地找到你所需要的信息。當你在擬寫公文時，桌子上麵免不了會雜亂。有些人的桌子上麵，甚至終年亂成一堆。如果將目錄貼在書本表麵的話，立刻就能判斷某信息在哪一本書裏麵，自然也能夠提高工作效率。
○利用複印從昂貴的圖書或珍本裏收集信息有時很大的書店也不能買到你所需要的書本。例如，特別編輯的精裝本，或者已經絕版的書本以及珍本。不管規模再大的書店，幾乎所有的空間都被大量發行的新書所占據。不管如何著名的書籍，如果已發行有好多年，或者發行數量比較少的書籍，通常都很難買到。碰到這種情形，管理者要利用圖書館。以藏書量來說，圖書館或許比不上大型書店，但是種類繁多，而且又由專家擔任圖書的分類及整理，對於管理者所需要的書本，往往很快地就能夠找到。最叫人感到遺憾的是精裝本、珍本都不能帶出圖書館。碰到這種情況，管理者要一麵閱讀一麵注意內容，最後把必要的那幾頁複印下來。現在的圖書館都附帶複印服務，一旦複印下來，你就可以在複印紙上自由地書寫，沒有人會幹涉你。而且，複印資料攜帶起來，較攜帶厚重書本方便很多。詢問圖書館的所在地，進館裏翻找自己需要的資料，再把它們複印下來。如此的過程隻要耗費一兩個小時，比起向書店訂書須一、兩個星期的時間，實在經濟多了，可以說是很有效率的信息收集法。
○先看目錄的話，很容易理解書的內容有些人在閱讀一本書時，未看目錄，就直接閱讀本文。
如果是小說、小品之類的趣味文章，隻是用來消遣的話，那就無可厚非。假如是為了工作方麵的需要，或者想學習一些東西，如此的閱讀將會產生弊端。因為對一本書來說，目錄好比一幅地圖，或者一個羅盤針。欲航海時，沒有人會胡亂開船。他們必須事先研究航線。為了抵達目的地，應該朝哪一個方向行進，以及應該停泊在什麽港口。閱讀一本書也是如此。必須先看目錄的“地圖”，以便捕捉到目的地的全部過程，再檢查如何去閱讀哪一部分。對於不必要的地方可以避開，重要的部分則多耗費一些時間閱讀。
看目錄能帶來良好的效率，一開始就要想到這一點。等到決定某章某節應該閱讀，以及哪些不必閱讀以後，就可以進入本文。在這個時候，你不必拘泥於書本的章節，可以從刊登你需要信息的那章閱讀就行了，有時甚至可以從最後一章閱讀。
實際上，在閱讀各種企業方麵的書籍時，往往從最後一章開始閱讀。
因為有一些作者在前麵說了一大堆不怎麽重要的話，到了最後才確切地揭示出秘訣。讀書的人急於知道具體的秘訣，實在沒有耐心看一大堆不重要的文章。利用目錄抓住書的綱要，再選擇你自己想要閱讀的章節，隻要熟讀那些章節也就夠了。例如，時常閱讀的法律書籍，雖然非常地厚重，但是必須閱讀的部分並不多，因此能夠非常有效率地閱讀。
○重要之處可以多讀1O 分或2O 分鍾一年平均要閱讀300 本書。這些書籍包括純消遣的，涉及工作方麵的，以及為了研究而閱讀的書籍。因為工作很繁重，不可能有那麽充裕的時間從頭到尾閱讀每一本書，所以耗費於一本書的閱讀時間，平均隻有20～3O 分鍾即夠。“咦？那麽短的時間能讀什麽書呢？”，或許有人會表示疑問。事實上，一本書所刊載關於個人所需的信息，充其量隻有那麽幾頁罷了。不過，在閱讀重要的地方時，一頁往往要耗費1O 到2O 分鍾。隻要把握住自己所需要的信息，其他的頁數不看，也算是達到了目的。最重要的事情，並非在短時間之內“讀完”一本書，而是在短時間內獲得自己所需要的“信息”。僅利用短時間閱讀，而想有效率地獲得信息，就必須滿足一個條件，那就是要明確你想知道一些什麽？不仔細地閱讀目錄，如果不知道自己想知道的事情，那就找不出應該熟讀的地方。如果在不知自己的需求之下，從頭到尾讀完一本書，那還不如花1O 分鍾隻熟讀必要的地方，效果要來得好些。對讀書來說，最重要的並非閱讀的時間，而是一種敏銳的判斷力，知道應該熟讀哪一部分，應該放棄哪一部分。在跳讀時，都是適應需要而選擇頁數，有時隻精讀剛開始的1O 頁。那是因為某些書在開頭部分敘述全部的核心之故。如果你的需要並非十分具體的話，那就不妨精讀開頭的部分或者結論的部分。
○隻要弄懂一本書的“關鍵字”，即可迅速地理解內容因為你身兼要職，必須時常閱讀法律、稅務和經濟方麵的書籍，然而，不管從事法律、會計工作多少年，閱讀了這些書籍以後，並非一下子就能融會貫通，有時必須重複閱讀好多遍，再把“關鍵字”打上記號。
所謂的“關鍵字”是在一本書裏麵，以比較高的頻率被使用的重要用語。也是它出現的部分，必須做為重點閱讀。如果一開始就打上記號，再次閱讀時的效率就會變得更好。
○遇到難懂的文章時，不妨在“然後”、“因為”等連接詞加上記號及編號
有道是良藥苦口。
有時隻閱讀一兩頁，就會叫人感到頭疼而想放棄不閱讀，一旦搞懂了以後，它就會有如良藥一般對你非常有幫助。不過，不管是多麽好的良藥，如果不喝下去的話，根本就不會奏效。同樣地，不管是一本對管理者如何有益的書，假如不能理解它的含義，那麽，它就等於沒有用的東西。因此，恰如管理者服用苦藥時，使用糖紙包起來服用一般。閱讀難解的書籍時，也應該想想辦法。一般地，難閱讀的書籍有兩種：一種是文中所使用的語句異常地難懂。例如，動輒就使用專業術語和外來語，或者作者故意賣弄玄虛，繞著圈子說話，叫人似懂非懂。關於那些專業術語以及外來語，隻要查查辭典之類就不難明白。至於作者故意賣弄玄虛，兜著圈子所說的話，隻要把它們改成淺顯易懂的言語，就不難解決。
另一種難讀的書籍是文章的結構很繁雜，使人難以抓住前後的關係。像學術性的專業書，充滿實用知識的讀物，都有這種缺點。如果碰到又繁又長的句子，不叫人感到疲憊才怪。遇到這種情況，要把文章分割成幾段閱讀。同時，也把連接詞“然後”、“因為”、“這樣”等記號化，如果確實太多的話，就使用號碼。由於各文章的關係被記號化，因此可以一目了然。又如，對於羅列的內容，管理者也使用號碼，並且在頭腦裏整理一番，經過如此的處理，將比最初的狀態，更容易使人吸收。如果有幾種解釋和學說被並行敘述，為了不使它們混淆，管理者都會加上A、B、C 的記號。經過如此處置，一眼就可以把它們比較出來。因此，收集信息的效率，自然也就會隨著提高。如果你有一本準備拋棄不看的書，那就不妨使用這個方法，然後再決定是否真的無法閱讀。
○書內附上書簽能有效率地讀書
對忙碌的管理者來說，想抽出一些固定的時間讀書，可以說相當困難。所以，隻好使用上下班時間、休息時間、以及就寢前的時間。在坐車的時間內，或者等人時，即使隻有三五分鍾，也利用它們來讀書。
利用這種零碎時間讀書時，最叫人感到浪費時間的是必須尋找好幾遍，才能找到你想要閱讀的部分。像小說一般，從頭到尾閱讀下去或許不成問題。不過，欲從實用的書籍找出自己想要閱讀的部分，那就得耗費時間翻看頁碼了。在這種情況下，就使用自製的“繩子書簽”。這種繩子書簽被縫在書背，不會掉下來。同時，既然夾著它，也不會妨礙你翻查別的書頁，如果你想參考很多地方的話，使用這種繩子書簽最方便。
正因為有這些益處，才說它比紙製的書簽好用。關於製造繩子書簽的材料，試過很多的材料，結果還是刺繡用的絲線最好。製作方法很簡單，隻要把刺繡用的絲線穿過刺針、刺入書背外側再打一個結就行了。繡線一般手工藝材料鋪或文具店均有出售，顏色有數十種之多。
如果你嫌這樣太麻煩的話，那就不要使用刺繡針。以玻璃紙把繡線貼在書背表皮就行了。使用這種方式，隻要3O 秒鍾就足夠了。購買六種不同顏色的刺繡用絲線，使每一種顏色代表不同的意思。例如茶色是需要參閱很多次的部分，黑色表示最重要的信息，綠色表示正在閱讀的部分。如此分開使用，立刻就會知道自己現在想打開的頁數，且讀書的效率也會跟著提高。
○去掉書本書套，再閱讀封皮和宣傳帶子同樣是文字媒體，但是多數的管理者把書本過於神聖化，而忽略了雜誌和報紙。的確，比起報紙跟雜誌，書本所使用的紙張比較好，且售價也比較昂貴。但是，以找出信息的觀點來看，書本跟報紙、雜誌並沒有什麽兩樣。管理者個人並不把書本神聖化，而且把它當成報紙來使用。
想閱讀時，躺在**也捧著書本，就是在看電視時，心血**時也會拿出書本瞧瞧。遇到必要時，甚至把書本解體，取其中的一部分閱讀。如要有效率地吸收，如此的加工是不可缺少的。有很多人在閱讀時，舍不得拿下書套、外皮以及有些書商在封麵加強宣傳的書帶子。書本受到了營銷競爭的影響，大多數附有印刷精美的外套，以及醒目的書帶子。其實，這些東西隻是裝飾罷了，或許為了招徠讀者，或者是把書本當成裝飾品，這種做法或許有些功效。不過，對於想活用書本的人來說，那些裝飾隻會礙手礙腳。管理者時常看著一些人一麵把快掉下來的書皮對好，一麵閱讀。這般注意裝飾品，勢必將不能全心全意地閱讀，真是何苦？或許有人會說，帶上書皮，書本才不會汙損。然而，書本是一種獲得信息的道具，為防止汙損而在意裝飾，這未免太“本末倒置”了。剛買回來的書本，隻是半成品，在必須加工成容易閱讀的書本以後，才可以說是成品了。這種加工的第一步，就是剛才所說的取掉書套、書帶子以及書皮等裝飾品。再取掉書本裏麵夾的紙製書簽、廣告以及回函卡之類。在這種形態下的書本最容易閱讀，也最為實用。接下來把一直到目錄為止的書皮，也就是翻開書本時，手指會碰到的地方，剪成半圓形。
如此立刻就可以打開目錄，並縮短你尋找需要信息的時間。如果你是必須利用短時間閱讀的管理者，則這種加工將影響到你讀書的效率。
○與其一麵閱讀、一麵記筆記，不如直接寫在書上比較方便有很多管理者認為學習東西必須記筆記。“書寫”必然要耗費很多時間。並不是說記筆記是壞事，不過，為了這種工作耗費太多時間，重要信息的收集將受到影響，結果必然會降低效率。在閱讀或者學習時，對於臨時想到，或者是想做為參考的事情，應直接地寫在書本的空白部位，如此就可以節省很多的時間，而且書寫在書本上麵的資料，可以隨人帶到各處，對忙碌的管理者來說，可說非常地方便。
○畫線可利用四色筆標示重要的程度在閱讀書本時，需要分別在重要的地方畫線。遇到這種情形，往往因重要程度而更改圓珠筆的顏色。最重要的部分使用紅筆畫線，次要者使用藍筆畫線，參考程度則使用綠筆畫線。有人認為使用不同顏色的筆畫線很麻煩。不過如此做之後，可以節省很多的時間。如果隻使用紅筆畫線，則每一頁都是紅線，叫人分不清楚哪兒最重要？哪兒比較不重要？
以致所有畫線地方都要看，當然會浪費很多時間。雖然比較麻煩些，如果以不同顏色筆畫線，再閱讀書本的話，不管在頭腦裏麵，或書頁上麵，內容都會被整理，自然就能夠成為提高效率的讀書法。有一種四色筆，對於這種分色作業很有幫助。有一支便於攜帶的四色筆，對於隨時隨地讀書來說，是一種不可缺少的必需品。
○書頁上角打上□○△等重要度標誌以方便重讀及檢查在書本的各頁上角都打上□、○、△，以及×等的記號。這仿佛是答案用紙的評分似的。事實上，這些記號是表示該頁的重要程度。在閱讀時，發現重要處，都會打上□，認為尚重要者會打上○，如果隻能做為參考資料則打上△，至於不必要者，一律打上×。書本是知識的寶庫，從那兒取出自己所需要的東西，也正是所謂“讀書”的作業。打上×的部分，大體上都是難解的裝飾語句。也可以說是作者賣弄玄虛的手段之一．隻要把表示重要程度的記號，打在書頁上角，重讀或檢查時就可以一目了然。對讀書效率當然會提高不少。
○不必要的書，不妨陸續處理掉
每月都有很多新書發行。欲從這麽多的書本裏麵挑出自己必要的書，應該采取何種方法呢？
最確實的挑書方式是自己到書店尋找想閱讀的書本。不過，對忙碌的管理者來說，實在很難挪出這一段時間，自己沒有多餘的時間上書店，因此，有兩種信息來源可資利用：其中之一，就是報紙的書籍廣告。報紙的書籍廣告，比起一般的商品廣告，較不重視形象。因此，一向簡潔地記載著內容，像書名、作者、出版社的名稱、定價等，隻要看報紙的廣告，就可以知道得一清二楚。
另外一種是街頭廣告。通過這兩條途徑看中書籍或雜誌時，就可告訴辦公室的職員，叮嚀他購買。利用這種方式，能毫無遺漏地購買到書店容易售完的新書。
剩下的問題是處理不斷增多的藏書。以雜誌來說，把它閱讀以後，取得了必要的信息，就已經算完成任務了。把它裏麵的重要信息複印下來，或者把必要部分剪貼以後，就沒有閱讀的必要了。有一些書籍剛購買時，沒有時間閱讀，到了有時間閱讀時，才發現它根本就沒有用處。
或許有人會不以為然，認為花費不少錢買回來的書籍怎舍得丟掉呢？但是，沒用的書籍堆積如山，又有什麽用呢？反而還得浪費寶貴的時間去整理它！具有拋棄不用之書的勇氣，才能有效地使用時間與空間。
○購買書本時，看看作者的經曆、介紹等，再決定是否有閱讀的價值
通常，人們仔細地測覽報紙上的新書廣告。有時，受到廣告上的文字吸引，買回來的書卻毫無益處。為了防止這種失誤，在購買書本以前應檢查兩個重點：
第一、先看作者介紹。作者介紹，通常刊在封套或封底上。包括作者的出生年月日、出身地、學曆以及到目前為止的作者實績。你必須特別注意的是一本書所包含的內容，是否為作者的專長。就算是赫赫有名的作者，如果他所撰寫的內容，並非他的專長，一般來說並不太可靠。
又如舉出了很多似乎很有用的訣竅，如果到目前為止，作者不會以實際證明，那也不能相信。例如，以法律的專門書籍來說，通常其可信度，可由作者所擅長的實績來判斷。著名的刑法學者。一旦撰寫刑法專業書的話，由於根據他豐富的經驗及知識所寫成，當然能成為一本有益的書籍。如果這位作者撰寫有關民法的書籍，那就不能跟一流民法學者的著作相比較。為了選擇足以信賴的書籍，原則上，最好購買該專家所撰寫的書籍。如果你想購買一本書，卻不認識該書的作者，那就別忘了看看作者介紹，就比較容易理解該書的內容。隻要把作者的大致經曆、實績放入腦海裏，就能夠很容易地掌握該書的內容了。
第二、必須看清楚書本的最後一頁。這裏記載該書的發行年月日，隻要看清楚這一點，就知道該書有無過時的信息，可否派上用場。因此，看清最後一頁就不難知道，這本書是否已經過時，信息是否已經失效。
看看作者介紹及最後一頁，隻要耗費一分鍾就足夠了。看起來似乎浪費了一些時間，然而，當你想到閱讀無用之書所浪費的大好時光，這一件事實在值得去做。
○“參考文獻欄”能使你買到有益的書選購書籍的信息來源有報紙的書籍廣告。可是那些幾乎都屬於新書廣告。如果你想購買出版已久的書籍，那隻能到書店尋找，這個問題的解決方法之一，就是利用有關書籍的“參考文獻欄”。
每逢找不到想要的書籍時，雖然不直接地發生作用，仍然應購買跟它有關連的書籍，再利用它的參考文獻。例如，有一次管理者曾經調查某種股票的行情。市麵上股票的專門書籍很多，不過，對那時的問題能夠下評價者，實在很難找到。於是，隻有選購有關的書籍，再活用它的“參考文獻”欄。那一位作者在該書上撰寫的東西，雖然對管理者沒有幫助，可是作者利用的參考書卻有很多所要尋找的信息。“參考文獻”
幾乎都被刊載於卷末。大體上，還記著書名、作者以及出版社的名稱。
比較親切的出版商，甚至還附帶發行年月日以及簡單的內容介紹。有些出版社不在卷末介紹，而在文中以及欄外介紹。
把這些參考文獻複印下來，再根據需要，向書店或者出版社購買。
遇到這種情形，雖然要逛好幾家書店，但是可以獲得有益的書籍，到頭來還是可以節省不少時間。
○選購書籍時，必須從標題去掉修飾的言詞，再考慮是否購買相信你有過如下的經驗：當你為了購買需要的書籍到書店時，方才發現同類的書籍太多，以致叫你不知購買哪一種比較妥當。
廣告標題能大幅度地影響銷路。正因如此，最近出了很多誇大的廣告。例如，“絕無僅有”、“第一家”等等。的確，廣告標題能決定讀者對一本書的印象。它正是一本書的“麵孔”。如果每一本書都使用華麗的廣告詞藻，以及濃重的修飾的話，有不少讀者很可能會被蒙騙。每逢到書店購買書籍時，就會很習慣地把誇大的標語，以及濃重的修飾語除去。例如你一向無視於所謂“看了書能使你的××程度一日千裏”或者“此書是××的權威”、“此書會帶你進入驚人的世界”等等。隻要去掉這些廣告詞兒，書本的主題就會變得特別鮮明，自然可以節約時間，就算是有類似“誰都不知道的××法”，以及“能增加樂趣10 倍的××術”的廣告詞兒，你也不必相信它，隻要注意“××”的關鍵字就可以了。一旦被修飾過度的廣告詞所迷惑，購回無用書本，勢必造成時間與金錢的浪費。因為書籍一旦買下就不能退還，選購時，務必特別注意。
○從“入門書”學習新事物，反而降低效率每逢學習新的事物，一般人都喜歡從入門書開始。然而，這是否是很正確的做法呢？實在叫人感到懷疑？一般說來，所謂的入門書，是為了使初學者容易了解，內容都經過精選，而且又整理成簡潔的敘述方式。
就是因為“入門書”被整理成簡潔的文件，隻列出一般的要點，且解說往往不夠充分，因此顯得枯燥乏味，同時又比較難以理解。如此一來，對於滿腔熱血想學習新事物的人，無疑是當頭潑他一盆冷水。有道是“未學筷子，就不想吃”，滿腔熱血，換來一盆冷水，方才萌出不久的學習欲望立刻又煙消雲散。尤其是碰到看不懂的專業用語和學說以後，才萌出的興趣火焰，往往被潑滅。這樣，與其閱讀所謂的“入門書”，不如閱讀以這個問題為重點的小說，或者有關某人在這方麵的傳記，如此這般，擴充你興趣的範圍，效果將更為良好。因為，當一個人開始學習某種東西時，“咦？”、“為什麽？”等對未知的興趣，將成為一股巨大的力量。興趣擴大以後，再以更富於體係的方式，從有關的書籍上涉獵相關知識所獲得的知識，將遠超過“入門書”的知識。
○閱讀原文書時，盡量不頻繁地翻字典在學生時代，老師都再三叮嚀管理者，在閱讀英文教科書時，“手中最好牢抓著字典”。字典必須經常翻動。“字典越汙損，外語能力越能提高”。這句話對學生來說完全正確。如果是為了工作方麵的需要，必須閱讀外國文獻，則實在不宜忠實地遵守這種“教導”。利用字典找一個單字，需耗費相當的時間及精力。而且，一旦翻查字典，就非中斷本來“讀書”的事情不可，思考也會跟著半途中斷。如此一來，不容易抓到連貫之處，吸收信息的效率將降低。
如果管理者具有英文六級考試鑒定及格以及口頭英語的資格，但是，遇到閱讀原文以及外文資料時，仍時常會碰到一些不懂的單詞。即使是這種場合，原則上你還是會繼續閱讀到最後。縱然有好幾個單詞，從前後文章之間的關聯，也可以做某種程度的推測。對於那些不懂的單字，如屬重要的話，事後會整理起來一塊查字典。
總而言之，站在效率的立場來說，能夠把握文章整體的意思才是最重要的。隻要能夠把握整體內容，即使看完整篇文章後，再查字典，也可以從單句所具有的複數含義中，找出更適切的意思，當然就能夠更為精確地把握內容。
○把書店的電話號碼、營業時間、公休日記錄下來自己渴望能夠買到的書籍，竟然無法在公司附近找到，或者在你上下班的路程中買不到，這實在是一件非常掃興的事情。就算是你渴望需要的書籍，無法在書店找到，除非它已經絕版，否則仍然可以利用訂購的方式獲得。不過，必須耗費一兩個星期。如果是消遣性的書籍還無所謂、假如是工作方麵所需要的，那就不能漫長地空耗下去。遇到這種情形，自製的書店名單就可以派上用場了。為了有效率地購買到書籍，最好巧妙地利用書店。
你自製了一份目錄，上麵記載著時常利用的書店名稱、電話號碼、營業時間及公休日。你不但要把這一份目錄留在辦公室裏，還要時時帶在身上。如此的話，一發現有自己需要的書本，即可立刻打電話到書店，先問他們有沒有存貨以後，再前往購買。如此就不至於白跑一趟了。最重要的一點是應該把哪一家書店列入目錄。首先，必須優先考慮到大型書店。各城市的中心地帶，有好多家大型的書店，陳列有上百萬種的書籍。像這種書店，隻要你能夠說出書名來，可以說應有盡有，而且很少有斷貨的情況發生。同時，就算斷了貨，從訂購到書籍到手的期間也比較短。最近，他們又安裝了電腦查尋係統，很快就能夠打電話告訴詢問者，是否還有存貨、進貨日期以及是否絕版。
除此以外，還得檢查一下工作場所附近的書店和住宅附近的書店。
如果能夠不必長途跋涉地到大書店購買，而到附近的書店就能夠買到的話，那是最好不過了。專門性的書店也不要漏過，像外文書店、雜誌書店、法律書書店等具有專業特色的書店。因為可以購買到一般書店所沒有的東西，可以說是十分難得。以律師類書店來說，店鋪的麵積雖然不大，但是一切所需要的書籍，幾乎都可以在那兒購買到。
○利用錄音帶，以“耳朵”讀書
就算是在行走，甚至躺在**，關掉所有的燈，仍然可以讀書。即利用錄音帶，以“耳朵”讀書。
最近，不但有朗讀詩詞以及小說的錄音帶，甚至有演講以及授課的錄音帶出售。在剛開始的時期，這種方式的錄音帶是專門提供盲人使用的。想不到這幾年來，一般人對利用眼睛讀鉛字，似乎已經感到不新鮮了。於是，利用耳朵聽的讀書方式，逐漸受到多數人的青睞。利用“耳朵讀書”的好處，在於不必使用眼睛和手，不必選擇時間及地點，就算在刷牙、走路時都能夠讀書。同時，因為不必使用眼睛看鉛字，在漆黑一片的**也能夠讀書。尤其是對白天眼睛感到疲勞，不想再使用眼睛的人來說，這種用“耳朵”的讀書方式，可說是最理想不過的。隻要你能夠拋棄“讀書必須使用眼睛”的老觀念，讀書的機會是很多的。令人感到最遺憾的事情，莫過於“錄音書籍”的數目隻占書籍總發行的極少部分。尤其是專業性的書籍，幾乎尚未發行過。你不妨請周圍的人（例如妻子），為你錄下你所喜歡的書籍內容。如此一來，你隨時隨地都可以閱讀到自己必要的信息，而且當你在從事別的工作時，可以巧妙利用他人的時間。你不僅可以錄下新書的內容，就是舊書內容也照樣可以錄下來，如此，當你想查閱一度讀過的書本內容時，也會感到非常地方便。
錄音機的體積越來越小，攜帶起來非常方便，比起攜帶厚重的書籍更為方便。碰到想利用的零碎時間，與其翻開書本東找西尋，不如使用錄音機比較方便，效率當然就更為良好。奉勸忙碌而無暇讀書的各位管理者，不妨多多利用這一招。
○躺在**看書，一感到困倦就立刻停止有時一躺到**，翻開書本就開始打盹。通常，一旦感到困倦，應立刻放下書睡覺。
一般人都喜歡“螢光光，窗之雪”的句子，借以讚揚黑夜苦讀的行為。不過，在黑暗的環境裏讀書會傷害眼睛，且疲勞的頭腦也無法吸收信息。跟睡魔周旋的結果，並不能帶來明顯的效果，第二天反而陷入睡眠不足的苦惱，隻能浪費時間了。不如在疲勞時，好好地睡上一覺，第二天早晨再以清新的頭腦向工作挑戰。這樣，效率將會提高。但是，在不適當的時間裏用盡力氣，則危害健康。最重要的，就是要看清某一件事是否值得你去努力。
□就寢時間使用法
○不管如何忙碌也不能削減睡眠時間
有些管理者時常自豪地說“熬一、兩夜對我來說，完全沒有影響。”
對於這種說法，專家一向表示懷疑。
當然，並非懷疑這些人是否真的能夠熬夜，而是對他們所說的“完全沒有影響”表示懷疑。熬過夜的管理者不在少數，但是在第二天能夠以平常的進度工作的人，又有幾個呢？毫無疑問，效率一定降低了很多。
曾經有類似的經驗。在高中二年級時，有一天削減了自己的睡眠時間。
到了原來的學習時間，頭腦再也無法靈活，思考起來非常地費勁。結果呢？平常耗費4 小時就能夠完成的數學問題，竟然耗費了整整6 個小時，而且第二天還感到困倦異常，工作效率極差，這樣反而浪費了時間。長跑者，尤其是對馬拉鬆選手來說，速度的配合顯得特別重要。想在理想的時間內跑完長距離，那就不能一味地奔跑，必須適度控製自己，遵守勻速跑步的原則，方能成為最後的勝利者。以管理者每天進行的工作來說，很少在近距離內，有著眼睛能看到的目標。最重要的是以自己的速度繼續地跑下去。如果因為焦慮而快跑的話，反而會損及健康，到頭來隻能後退。到現在為止，不管碰到什麽事情，你都不會削減睡眠時間。
以長遠的眼光來看，這才是最有效率的方法。
○可利用記錄的方式把不愉快的事情驅出腦外夜晚到了睡眠時間關掉電燈時，種種思維立刻會占滿腦際。尤其是在白天碰到不如意的事時，這件事將反複地在腦際出現，以致遲遲不能入睡。例如，白天被上司“批”了一頓，這件事叫你久久不能釋懷，或者對明天的開會程序耿耿於懷..諸如這種經驗，相信每一個人都有過。這種思維一旦占滿了腦際，想把它們驅逐出境，絕對不是那麽簡單的一件事。碰到這種情況，最好把你耿耿於懷的問題整理一下。例如，你被什麽問題所困擾？上司責罵你的原因在哪裏？對明天的會議感到惴惴不安，原因在何處？你就把問題點以及理由寫在便條紙上。就算在當時，不能找到解決的辦法，然而，隻將問題症結點客觀化，內心就會大致安定。這以後，你就可以把解決的責任放在潛意識。如果因而發現了具體的理由，那就更為理想。假如你認為對上司提出書麵建議方法不妥，今後多加注意就可以了。如果你擔心委托屬下準備的會議資料不妥，明天早晨上班就立刻檢查看看..總而言之，你一定可以找到適當的解決良策。
不過，隻知道方法而不實施，很可能會重蹈覆轍。因此，必須當場把這種想法記錄下來。記錄的工作，除了能夠使記憶確實之外，還能夠消除內心的擔憂。一旦產生圓滿處理的安穩感，就再也不會有任何擾亂睡眠的理由了。因此，你能一覺睡到天亮，第二天也有充沛的精力去衝刺。從個人來說，不僅是把令人擔心的事項記錄下來，遇到萌出絕妙構思時，也會馬上把它記錄下來。
就寢前的狀態，是最有利於產生靈感的狀態。有很多科學家埋頭於研究工作進入恍惚的狀態時，往往能得到瞬間的啟示，而獲得研究的某種成果，這也是作用之一。好不容易萌出了構思，如果混雜於夢境而被忘記的話，那未免太可惜了。最好在忘記以前把它記錄下來。一旦記錄完畢，就不妨使腦筋變成真空，安詳地進入夢鄉，充分地休息，這樣才是最有效率的方法。
○隻要有“枕頭擴音機”就可以躺著學習一提起了學習外語，大家通常會產生兩種概念：一種是到英語會話班學習，另一種則是麵對桌子製作單詞卡片。
“人們的工作很忙，實在沒有時間上英語補習班”，“下班回到家已疲憊不堪，根本就不想看那些外文教科書”。有不少人對學習語言這件事，拿不定主意。既有學習的欲望，那就把它付之實現吧！學習語言這件事，隻要真的有心，就是躺在**也可以學習。有一種叫“枕頭擴音機”，隻要把它放入枕頭底下，就可以躺在**聽音樂或者外語磁帶。
“枕頭擴音機”對自修的管理者來說，是一種非常有力的“秘密武器”。這是因為可以在很輕鬆的氣氛下學習語言的緣故。學習外語最重要的一件事，不外是要有恒心。為了要有恒心地繼續學習，必須在舒適的狀態下進行。這種“枕頭擴音機”就擁有這種條件。縱然身體與眼睛感到疲勞，也不至於妨礙到耳朵的學習。因為做其他的事情感到疲勞，也可以利用“它”來輕鬆一下。這樣，就可以利用休息的時間學習，效率也會提高。
○夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可馬上記下來躺在**時，突然靈感一閃，大概很多人都有過這種經驗。的確有許多絕妙的靈感都是於枕邊產生的，不過，要是不立刻記下來，到了第二天早上就會忘得一幹二淨，這種情況經常可見。在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現時，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖範圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。
○長時間看電視白白浪費時間
有的管理者打發假日的方式，大多是“睡覺”和“看電視”。的確，在電視機前睡覺，很容易無所事事地度過一天。隻要打開電視，往往都會接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大敵人。對大人來說，長時間看電視，也會造成一樣的後果。你可以把電視節目錄下來看。即使做不到這點，隻要控製電視機的收視，也能避免浪費時間。
□休假時間使用法
○長期休假應以遊樂為主，“積極休養”
如果平常的工作非常忙碌，到長期休假時，總是會想到“趁此將不能做完的工作解決掉”，或者“不如把拖延的研究工作提早進行”等等。
這種心情能夠體會出來。然而，那是真正有效的度假方法嗎？
所謂的休假，是要脫離平常的心，使疲憊的身心放鬆下來。為此，不宜躲在家裏繼續讀書或者工作，應該到各處旅行，借此充分地享受休假。以管理者的生活來說，精神的緊張會不斷地累積起來。因此，最好找一個合適之地消除它。否則的話，膨脹的氣球總有破裂的一天。如果自己不察覺到緊張已經到了某種極限，而把休假日當成平常日子使用的話，縱然拚命地做，效率也無法提高。休假後也不能很愉快地恢複工作。
必須充分地享受假期，使身心都感到輕鬆以後，工作的效率才能夠提高。
由此可見“很會工作的人，玩樂起來也蠻有勁的！”
如果無論如何你也放不下工作，那就把工作集中於休假的第一天完成，再一心一意地去享受剩下來的休假日。因為你已經為自己準備了“成功報酬”——待做完了這些事情，就可以一心一意地享受假期，工作效率自然就能夠提高。
○在車上記備忘錄，使用鉛筆最理想出門在外要記備忘錄時，鉛筆用起來非常方便。鉛筆的優點在於寫錯或不要之處可以馬上加以修正。在車內記下突來的靈感，使用鉛筆是最理想不過的，而且也不必把筆套取下套上的，隨意插在口袋上也不會弄髒衣服。
○用檔案夾做墊板
在車上看資料時，經常需要在上麵寫東西。如果公文包內備有檔案夾，可當做墊板使用。
檔案夾有布製、紙製、塑膠製的，不論哪一種，其封麵都是硬的，拿來做墊板，是最適合不過的。把檔案夾的背麵朝前放在膝上，在上麵寫東西。如果裏麵的資料太少，檔案夾的表麵會稍微有點斜，這樣擺的話，就會保持平衡，在搖晃不定的車上，可以安然地寫東西了。
○搭火車不預先購票，是種浪費
管理者搭火車出差的機會非常多。很多人都認為，出差時預先購票是很浪費的。其實，情況剛好相反，不預購車票才是大大的浪費。要是沒預購車票，為了車票就得早早到售票口排隊，萬一沒位置，就得買站票，一路站到底，在車上無法看書、寫字，這種情況相當多。若把這些時間成本列入考慮，即使多花點錢預購車票，也稱不上奢侈。
○一卡在手，行事方便
對時間就是金錢的現代人來說，電話卡是隨身必備品。即使是偶爾才去一次的地方，但考慮時間上的損失，你也要隨身備有一張電話卡，免得打電話時受到零錢的限製。所以一卡在手，行事方便。
○把常去地方的地圖複印下來歸檔你公司員工經常外出辦事，如果是第一次去的地方，就把地圖複印下來，標出目的地，並在旁邊空白處寫上名稱、電話號碼、負責單位、營業時間等資料，交給屬下隨身帶去，隻要按圖索驥，就一定不會迷路。
辦完事之後，就用不著這張地圖了。不過，為了供以後其他人使用，仍將其收回並予歸檔保存。如此，即使是新來的實習生，隻要交給他這張地圖，馬上就能夠前往目的地。
○前往陌生地時必須在地圖上確認其方位初次前往的地點，你一定要先從地圖上確認其所在位置。在打電話向對方問路時，也先預備好地圖，在視覺上加以明白地確認。此外，有些街道號碼的編法，連當地的郵差也會丈二和尚摸不著頭腦，所以光靠地址想要找到地點，往往都要比預期花上更大的功夫。在離開公司之前，你可先了解一下大概的位置，其他細節再仔細地慢慢研究。這樣，既不會浪費時間，且八方地理也盡在你胸中。去過一次的地方，要在地圖上書寫有關資料，以方便再次前往如果地圖上沒有標出目的地的位置，去過一次後就將其位置標在地圖上。此外，要是找到一家書店，如果你認為在此地與人會麵十分方便，也將其標在地圖上，對方的電話號碼及屆時必要的資料等也都全部寫上去。一年之後這張地圖就成為內容豐富的第一手資料來源。
○隨身攜帶口袋地圖
經常在公文包中放一本口袋地圖，並隨身攜帶，必要時複印一份帶上也可以。為什麽要隨身帶一本地圖呢？隻要實際試試，就可以體會出其中的方便。臨時想拜訪附近的朋友，雖然知道地址，卻不知道怎麽走..在這種情況下，隻要手中有本地圖，走到哪裏都不會迷路。赴外地出差時，也可帶著當地地圖，在路上根據地圖來確認目的地。再次前往時就非常清楚，辦起事來也十分方便。
○準備一張市內地圖
在你所在的公司中可掛一張大型地圖，在這張地圖上，清楚地標明著每一家商店的名稱、郵局在哪裏，一看就知道。如果有一張這種地圖，顯示住宅或公司附近半徑一公裏內的周圍環境，將會非常地方便。例如，出門買文具時，隻要看一看地圖，就可以知道最近的文具店在哪裏。
○假日外出時，最好散步去
很多人假日到附近辦點事，也要開車去。其實，值得提倡的是你最好走路或騎自行車去。這樣，一方麵可以解決平日運動不足的問題，另一方麵開車去反而容易造成行動上的不便。在外出的時候，冒出一個靈感，為了進一步研究靈感的可行性，打算順便去書店找些資料，可是開著車出去，就擔心找不到停車位，結果感到十分麻煩，就幹脆打消這個念頭，直行而過。如果走路或騎自行車出去，“繞道而去”是輕而易舉的事，正因為這樣，假日外出時，最好散步去。
○有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數字在車上突然想要計算數字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個缺點不足掛齒。
○出門一趟要多辦幾件事
在電話與傳真機十分普遍的現代，有時還得親自出門一趟，如交接重要文件之類的工作。由於出門拜訪客戶要花相當多的時間，如果一趟隻辦一件事的話，未免太浪費時間了。所以，當你在派人前往收送文件時，可先確認有沒有其他要收送的東西，然後交待一並處理，這樣回來之後，才不會又為了要收什麽東西，再跑第二趟。去一趟辦好幾件事，自然能提高工作效率。
○準備些可在等待中做的工作
大家都知道，去銀行或行政機關，即使隻存筆錢，從文件送入窗口到處理完畢，仍要花上一定時間。為什麽很多人都一臉不耐煩地在櫃台前等待？如果預先準備一些工作，等待的時間就不會浪費了，一樣可以有效地利用。比較好的處理方法是先送出必須處理的文件。在處理完畢之前，以電話處理好事情。如果還有多餘的時間，就可以看看預先準備的書報雜誌。比起不耐煩地等待著，這樣更合乎效率原則。
○先擬好采購單，可防止漏買必要東西許多家庭主婦去超級市場購物時，都會先擬一張采購單。先擬好采購單，可以防止漏買必要東西，以免飯做到一半，突然發現忘了買某樣材料，又得慌慌張張跑出去買，增加無謂的麻煩。在家庭中實行有成效的做法，不妨也應用在工作上，比如說鉛筆用完要出去買時，可檢查一下其他文具的庫存量，看看有沒有其他要買的東西。這樣，就可以一次辦兩件事，也不會發生文具用光而弄得手忙腳亂的情況。
○多利用大型公文包
平日如果你隨身攜帶的東西很多，例如文件、文具、錢包、地圖，一直到備用的眼鏡、雨傘等等，可以全部放在公文包內。如果公文包中該有的都有，遇上緊急情況就不必發愁。隻要身邊有這個百寶包，沒有什麽應付不了的事。比如說突然間必須從家裏直接外出，或是因急事要馬上出差等各種突**況，有了公文包都能應付自如。
○多層式公文包，便於攜帶整理
在購買公文包時，最好購買多層式的，譬如內部分成三層的公文包，且裏麵還有三個袋子，一共分成六個空間，事先決定各層中分別放入什麽物品，所有的東西就不會亂成一堆。即使在匆忙趕路時，也能夠用一雙手打開公文包，迅速取出自己所需要的東西。也許有人說，這樣的公文包看起來好像醫生出診時所帶的皮包。由於這種公文包內部是多層構造，又有很多袋子，因此內部不會亂成一團，更不會毫無條理。
○手提的物品要集中一個袋子
在街上經常可以看到，很多人都是雙手分別提著手提袋和紙袋，帶了一堆東西。是否有必要帶這麽多東西出門，而這些東西是否已按用途分別整理？東西最好都放在一個袋子裏，即使擠得滿滿的也無所謂，如此好空出一隻手自由活動。隨身帶的東西如果多的話，不但雙手無法自由使用，行動也很不方便，而且一下子帶好幾件東西，又要擔心一不小心搞丟東西。其實拿一個大公文包，把隨身必備的物品全部放在裏麵，就能空出右手，便於自由活動。