□起床時間的使用法
○使用你喜歡的音樂“叫醒你”，可以提高一天的工作效率有道是“一日之計在於晨”。早晨能否在愉快中醒過來，對這一天的工作有決定性的影響。不過，這個世界就有很多“害怕早晨”的管理者。別說是在愉快的氣氛中醒過來，就是鬧鍾響了幾十遍，仍然對枕頭戀戀不舍者也大有人在。對這類管理者來說，早晨的起床變成了痛苦的差事。
為了能在愉快的氣氛中起床，就要嚐試一些好辦法。譬如，利用錄音機錄一首自己喜歡的音樂，隻要在床頭放置一部錄音機，按下定時開關，到了起床時間，音樂就會自動地播放出來，就能在朦朧的夢境中聽到音樂，很自然地清醒過來，起來後的心情也非常愉快。最近，錄音機增加了種種的功能，音響方麵也出現了很多高性能，使用起來十分方便。
對鬧鍾的聲音深惡痛絕的人，即使枕頭旁放置好幾個鬧鍾，仍然無濟於事，不妨試試音樂催醒法。如果你是古典音樂迷，就錄一首貝多芬的“命運交響曲”。當激昂的樂聲響起來時，你的睡意立刻會飛到九霄雲外去了。此種方法，也可當成睡眠學習法使用。例如學法律的人可錄一段法律的資料，學外語的人，則可錄一段外語教學的課程等。在參加資格考試時，若用這種方式，會獲得良好的效果。
○在早晨的被窩中考慮“今日要做的事”
從醒來到洗漱，吃早點，到走出家門的這一段時間，可說是一天中最忙亂的時段。除非特別早起，否則的話很難從容地度過這一段時間。
善於利用時間的管理者一般把早晨的這一段時間，分割成兩段使用，即從睡醒到掀開棉被下床為第一個階段，漱洗吃早點到走出家門為第二個階段。
為什麽要區分呢？無非是想把它們用於不同的目的罷了。第一段是從睡醒到掀開被子下床的時間。善用時間者醒來後並不是立刻就下床，而是在棉被裏考慮當天預定要做的工作程序，甚至思索及處理懸案，等有了頭緒時再下床。其每一天的行動，幾乎都是在**決定的。這種作法，有兩個好處：第一、寢室裏沒有妨礙思考的聲音，可以使人寧靜而沉著地思考。在這一段時間裏，隻有一個人在寢室裏，絕對不會受到幹擾；第二、在被窩裏躺臥時，因為姿勢不受拘束，以至很容易產生構想。
逢到工作方麵受阻而一籌莫展時，不妨在早晨的被窩裏想想，往往就能找到解決的辦法。
或許有些管理者會認為：與其懶在被窩裏，不如幹脆下床。不但能使頭腦清醒，思路也會比較敏捷。如果你屬於這一類型。那就幹脆爬起來吧！
○在早晨的“雜用時間”裏，跟孩子聯絡感情從起床到走出家門的這一段時間，稱為“雜用時間”。在這段時間裏，必須盡快地洗漱吃早餐。對忙碌的管理者來說，稍微磨蹭，可能連早點也來不及吃。不僅要盡快地做完雜事，同時還得跟平常很少見麵的孩子聯絡感情。不過，並沒有必要為這件事特別花費時間，隻不過是一麵穿衣服、漱洗或者吃早點，一麵跟孩子說話。像漱洗、換衣服等動作，可以自行地延長或縮短，隻要留心的話，可以盡量地節省時間。如此，就可以把多出來的時間，用於有意義的工作方麵。
關於這一點，每夜管理者都從辦公室打電話回家，通過電話跟孩子長談。因為管理者每天幾乎都在深夜才能回家，那時孩子都已經睡著了，根本就不可能跟他們交談。靠電話也可以聯絡感情。平常很忙碌，沒有機會跟孩子碰麵，不妨活用早晨的“雜用時間”，並且試試夜晚的“電話作戰”。在與孩子親近時，忘記工作，放鬆心情，一天的工作幹勁也源源而生，可以說是一舉兩得的事情。
□身邊物品的管理法
○身邊物品放在一起，如此就不必東找西尋為了合理地使用時間，平常得整理好帶在身邊的東西。很多管理者老是帶著皮包或紙袋，不但“運”起來不方便，更有忘記帶東西的危險。
逢到東西很多，又必須取出使用時，也會感到十分不便。如果你時常出差，日常必須攜帶的東西主要有書類、稿紙、紙夾、文具、錢包、地圖、預備用的眼鏡、雨傘、筆記本、小型錄音機和時間表等。為了“收容”
這些東西，不妨使用大型的拖曳式旅行袋。這個袋子被分隔成六個空間，可以根據用途分別放置各種物品。就算在黑暗裏，也可以輕易取出必要的物品。隻要把日常必要物放入這個“乾坤袋”中，不管在何時何地，都不致於感到慌張。就算臨時有急事，得馬上出差，也不必再回家或辦公室，就可以直接外出。萬一必須到國外出差，隻要加上護照，就可以直接奔機場。隻要有這種袋子，就不必攜帶別的東西，自然也就不會忘記東西。
○建立能夠自動地檢查“忘懷之物”的體係對於外出必須攜帶的東西，要在前一天完全準備好。即使想得很周到，有時仍免不了忘記東西，為了防止忘記攜帶東西，必須建立一種檢查“忘記”的體係。一般人通常都喜歡把車票、手帕、錢包等放置於上衣的幾個口袋裏，換洗衣物時很容易忘記攜帶。每天早晨檢查起來非常費事。因此，口袋裏不要放置東西，凡一切必要之物，全部放置於袋子裏麵。
□報紙的閱讀法
○憑標題找出你想閱讀的那一頁，其餘的都扔掉對管理者來說，報紙是重要的信息來源。雖然如此，相信沒有管理者能在早上就把好幾張報紙完全都看完。除非整天無所事事的人，否則，不可能有那麽多的時間，同時也沒有那種必要。其實，隻要閱讀那些對你有用的信息就行了。
在上班以前，大略地翻看家裏所訂的報紙，不必閱讀內容，隻看標題就行；再選擇對你有用的新聞，連同日期把該部分撕下來，其餘的可以扔掉。經過這一步驟，那麽厚實的一疊報紙，隻會剩下那麽一點點。
這種方法有點“不文明”，對循規蹈矩的人，或許會感到不習慣。不過，隻要每天都重複著“撕”的動作，你就會感到那並非野蠻的做法，而且“撕”的手法也會頗為上乘。如此撕下來的報紙，可放入皮包裏麵，待搭車時慢慢地閱讀。有時，在車站購買報紙，進入車廂時，就要用手把自己需要的部分“撕下來”。如果在乎別人的眼光，打算到公司後再撕下來的話，很可能會忘記。對於那些撕下來的報紙，隻要你認為可做為參考，即可交給秘書修剪整齊，填上日期複印，再依不同的類別，各自歸檔。
○看報紙的書籍廣告，購買自己需要的書有關書籍的信息來源很多，不過，以新書方麵的廣告來說，當以報紙的書籍廣告最容易利用。一般的商品廣告以形象為主體，而書籍的廣告都是具體地表現它的內容。正因如此，就算沒有時間到書店，憑廣告也可以做某種程度的判斷。
具體來說，可以幾種方式活用報紙的廣告。每天早晨看報紙的書籍廣告欄，碰到需要的書本時，就立刻把廣告撕下來。對於必須急著購買的書籍，就會打電話到辦公室，叮嚀秘書到書店購買。如不急著購買，就把書籍廣告拿到辦公室，再以相同的方法購買，不是立刻必需的書籍，則可以把廣告分門別類地歸檔，一旦需要時，就可以很快地找出來。對於廣告的剪報，必須記載廣告的見報日期。這樣做的目的無非是在購買書籍時，不必浪費無謂的時間。如今出版物相當多，非暢銷書在書店往往很快就被淘汰掉，想購買時，根本就沒有那種書籍，甚至連何時發行也渾然不知。在這種情況下，如能保存廣告，也可以詢問出版社，自然可以節省很多時間。
□上班時間的使用法
○如果走到公司隻需10 分鍾，就每天徒步有不少管理者，早晨一心一意地做體操，甚至慢跑。如果是有興趣的話，那就沒有話說，假如是勉強地做，那就不太合理了。雖然那是很不錯的運動，可是在那一段時間內，隻能從事運動，並不能同時做些其它工作。
如果利用去上班的時間兼運動，就可以節約時間，又能夠同時做別的事情。至於耗費時間甚多的運動，像打高爾夫球等，由於會剝奪工作的時間，多數人敬而遠之。為健康著想，管理者與其兩周做一次或者兩個月做兩次激烈運動，不如每天早晨步行10 分鍾。想做一件跟平常不同的事情，必須具有堅定的意誌，而早晨步行10 分鍾采用的運動方式，隻要持續地走下去就行了。
○早一小時出門，即可有效地活用乘車的那段時間由於住宅問題的惡化，管理者的家離市區越來越遠，以致去上班的時間也無形中加長了很多。現在單程需要耗費一二小時已是司空見慣了。既然耗費於上下班的時間如此漫長，那就應該好好地利用這一段時間，如果在胡思亂想中度過，那實在是太浪費了。一小時的時間可以閱讀很多的報紙和書籍。日積月累下來，知識和信息的吸收將非常的可觀。
為了利用上下班的時間，必須避開高峰時間。如果不能把上班時間挪後，則可以提早上班時間。大都市交通的高峰時間，大致是從7：30 到8：30 之間。因此，隻要提早一小時出門，就不難活用這段時間。雖然隻是一小時的時間，但累積一年下來就相當的可觀。
○在上下班時間養成看筆記本的習慣早晨檢查當天的工作時間表，是管理者的必要功課。確定一下商談、會議、跟某人麵談的事，是否記載於工作時間表裏，再劃分當天工作的次序，考慮應該如何指揮部屬。為了使一天的業務順利進行，這些作業是不能缺少的。
在上下班的車裏，一定要檢查筆記的時間表欄。早晨，檢查當天的預定工作表。夜晚，則一麵檢查當天有否沒有做完的工作，然後再計劃明日的事。每天隻耗費5 分鍾做這種事就足夠了，工作效率將大大地提高。
○手表的妙用
在車廂裏麵，一旦看書入了神，往往會過站而渾然不知。然而，如果一直想著下車的時間，那就沒有辦法集中精神閱讀。
這兩種情形都對管理者不利，因此，在車廂閱讀書籍，或者撰寫稿件時，要把手表的“鬧鍾”撥到下車的幾秒鍾以前。經過如此安排以後，就算乘車時間隻有10 分或者20 分鍾，也可以集中精神讀書。逢到疲倦時也可以小睡片刻。除此以外，手表還有多種功能，有的手表不但會“叫醒人”，同時還能做簡單的計算。
對於一個管理者來說，與其戴用價格昂貴的手表，不如戴用實際而多功能的手表。在戴用手表時，不妨學習女性，也就是把字盤朝向手腕內側，如此會給你莫大的方便。例如在車廂裏閱讀時，隻要稍微移動視線，即可獲知時間。逢到談生意時，也可以在對方不察覺之下，確定時間。
○厚重不方便攜帶的書籍，不妨拆開分成幾冊根據自己的目的及用途，把書本拆開來以便攜帶。對於把書本神聖化的人來說，或許會皺起眉頭，不過如此做以後，反而會增大書本的利用價值。甚至對於專業性且厚重的書籍，也可分成好幾部分，再使用訂機裝訂。經過如此的處理，就可以把它放入皮包裏隨身攜帶，必要時，也可以把它編成章、節。
不管是內容如何豐富的書本，如果不能在閱讀以後把它當成知識活用，那就沒有任何的意義，遇到大型書本時，不妨把書本的封皮都去掉，再把正文拆開分成小冊子，使它成為容易閱讀的狀態。隻要有時間，隨時隨地都能夠閱讀這一本書，利用價值也能夠在無形中提高。依管理者的職業，像辭典等，必須頻繁地使用的書籍，使用這個方式最為方便。
□決定工作程序的方法
○早晨上班時決定工作的程序，就能提高工作效益古人說：“早起的鳥兒有蟲吃”，這也可以作為管理者的座右銘。
例如比一般人早1 小時起床，早1 小時上班的話，在上班鈴聲響起以前，至少可閱讀五六張報紙。如此就能夠比別人搶先獲得信息，對於工作將有很大的幫助。除此以外，早些上班的人、能夠有充分的時間，決定一天的工作程序。不管是哪一種工作，程序決定不佳，將不能獲得良好的結果。如果你早一點上班，就有充裕的時間決定程序，工作當然也能夠順利地進行。
○先把必須做的事情列舉出來，再決定順序決定工作次序時，不要連細節也定得死死的，必須具有某種程度的彈性，如此才能夠順利地進行。有不少人喜歡詳細的規定，從幾點到幾點做那些工作，然後才著手工作。乍看起來，這種做法似乎很合理，實際上，這並非很有效率的做法。因為一旦決定了時間，難免會受到它的束縛。例如，工作進行的很順利時，時間一到就非中斷不可；輪到工作進行得不順利時，仍然得熬到時間到達為止。與其采用這種方式，不如趁著幹勁十足時，一口氣把工作幹完；提不起精神時，幹脆做其它的工作，這樣效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出來，如果前一天有未做完的工作，就必須把它也加進去。寫完以後，全部看一遍，再決定從何處著手，以何種順序進行。對於能夠同時進行的事情，最好一次就解決掉。例如中午必須會客，就不要吃完飯再會客，而應采取跟對方一起進餐並交談的方式。這樣的話，一次就可以解決兩件事，騰出來的時間，可用於其他方麵的工作。
○以“80 對20 法則”決定工作的優先順序把一天的計劃列出來以後，接下來就得決定先後順序。在決定工作的優先順序時，都應用“80 對20 法則”即巴雷多法則。這個法則是“某群體的重要項目，決定於全體中比較小的比率，而且在多數的場合下，往往是80 對20 的比率”。這是意大利經濟學家巴雷多發現的。例如某保險公司有100 個業務員，他們總共完成了100 萬元的壽險。在這種場合之下，並非每一個人都拉了1 萬元的人壽保險，而是比較能幹的20 名業務員，總共完成了80 萬元的保險。這就是“80 對20 法則”。
這種法則也可以運用到工作方麵。其實真正重要的工作並不多，差不多隻占全部工作的兩成左右。隻要想想這兩成的重要工作是什麽，即可以很挾地決定工作的優先順序，自然就可以決定效率好的工作程序。
對於重要的工作和次要的工作，有不少人采用一視同仁的方式，這種工作方式不但效率不高，而且精神方麵的負擔也將使人不勝重負。如果根據這個法則進行，隻做全體的20％，即可完成80％的工作，因此，在精神方麵會顯得很輕鬆，效果也比較好。
○工作最好分為“親自動手”和“委托他人”
一般地的工作可分為“隻有自己會做”和“他人也能夠做”兩種。
考慮到工作程序，就應該把這兩種區別清楚。一旦把隻有你會做的工作委托給他人做，或者把應該委托他人做的事，由你動手來做的話，將招致很多無謂的損失，根本就無法高效率地進行工作。以公司為例，辦公室裏有幾位秘書，幫主管做種種工作。正因為有了他們，管理者才能夠把時間用於隻有自己才能夠做的事情。
一般地不可能每一個管理者都擁有秘書，隻要把工作分為兩大類，即可交給部屬、同事、甚至家人，由他們幫你。像剪報、剪雜誌的工作，隻要你告訴委托者重點，連孩子們也能夠做得很好。所以，你不妨請別人多幫忙，你自己則專門負責重要的工作。
○工作前的準備工作最好與工作內容有關為了使一天的工作順利開展，事前的準備工作是不可缺少的。有一些管理者在著手工作以前，必須抽一支煙，或者看看報紙。或許，這也算是一種準備工作吧！不過，與其做一些跟工作無關的準備工作，不如做一些與工作內容息息相關的事。為了在有限時間內順利地進行工作，最好能很快地製造融洽的工作氣氛。例如，在會議上必須報告的話，那就先看看那些會議大綱以及內容。雖然隻匆匆看了一遍，但是，比起開會時才照本宣科的做法，其效率有天壤之別。有時，由於要做的事情實在太多，叫人眼花繚亂，不知從何處著手才好。遇到這種情形，不妨把每一項工作都寫在紙條上，如此才能胸有成竹。
○必須最先解決需要對方答複的文件每天早晨上班時，管理者都應先做以下的一些事情：第一件事情，就是察看是否有等待對方答複的文件。如果有的話，必須盡快跟對方聯絡。對管理者來說，時間一向是分秒必爭的。凡事要迅速地在早晨聯絡，以便當天內就可獲得答複。但如果稍微延誤，到中午才跟對方聯絡，往往必須等到翌日，方能得到答複。僅僅延誤了兩三個小時，卻使整件事情慢了一天才能獲得解決。為了防止這種事情發生，必須一早就跟對方聯絡。另外一種做法，是指示部屬替你完成某件工作。如果忘記了這方麵的指示，而著手你自己的事，當你察覺到時，部屬可能在進行一些次要或不必要的工作，這也是一項很大的失誤。一上班就得仔細地指示部屬，對他們麵授機宜。這樣，失決定好委托他人做的事，然後再著手自己工作的話，就可以達到活用時間的目的。為了妥善而巧妙地活用時間，就必須建立起健全的組織，這樣，即使你不在辦公室，工作也能夠很順利地進行。
○拜托他人做事時，必須說明做法及意圖以目前的各種公司來說，老一輩的主管往往會突然地對部屬說“你給我做某某事吧！”就隻有這一句話，沒有前後的說明，叫人摸不著頭腦。因為上司沒有對部屬傳達他的意圖，難怪錯誤叢生，並且導致叫人不滿意的後果。每逢你拜托他人做事時，都要不厭其煩地告訴對方做法，以及你的意圖。例如拜托秘書去訂機票時，你絕對不能這樣說“請你訂一張某月某日幾點幾分飛往上海的機票。”而應該這樣說：“我想在某月某日的幾點幾分抵達上海的某飯店，請你幫我訂一張機票”。如果你使用前麵那種說法，碰到沒有座位的話，秘書就不會為你訂機票，他的理由是“那班客機已經沒有座位了”；如果采用後麵的說法，把你的意圖傳達給對方的話，就算沒有最合適的班機，他也會為你訂前一班客機的票。他能夠采取彈性的處置方法。委托他人做事時，必須把你的意圖及目的都說出來，方能在毫無錯誤之下，很有效率地完成任務。
○很快聽到工作報告
最近，不僅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少數。當你苦等委托之事的結果時，對方卻遲遲拿不出報告，等到催促他時，他才悻悻地回答：“啊！我忘記了..”或者“我以為那一件事並不急呢..”真叫人哭笑不得。關於這件事，忽略報告的人固然不對。
但是，指示的人也有交代不清之嫌。
為了防止這種“交錯”，欲盡早獲知結果，必須一開始就說得一清二楚。隻要做到這點，每逢工作完成時，部屬就會拿出報告，你也不至於感到坐立不安。這雖然是微不足道的小事，但是，隻要向對方再三叮嚀，就可避免時間的損失，並且也能夠提高工作效率。
○集中精力做的事在上午進行，下午則用在會客方麵一般來說，管理者在經過充足睡眠後的早晨，頭腦的運轉是比較快的。正因為如此，凡是依靠腦力的工作，你都把它放在上午進行，就連那些必須憑對方反應而下決定的工作，也盡量在上午做完。因為到了下午腦力運轉遲鈍，往往想不出最上乘的策略，所以，都應把會客的時間安排在下午進行。會客不同於辦公室的工作，經過了一個上午耗費腦力的工作之後，頭部會感到適度的疲勞，這時改為會客的話，反而能夠使緊繃的神經獲得鬆弛，可說是一種很理想的調劑。
□工作省時的方法
○牢記女職員的生日
整體工作能不能順利進行，關鍵多在於女性職員，似乎每家公司都是如此。即使複印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會影響到工作效率與工作成果，因此很多人對女性職員都特別用心。為此，最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有什麽不滿，也會一筆勾銷。
○多關心女職員並托以重任
以相當的敬意與關心來對待共事的女職員是必要的。除了送生日卡之外，在她們加班工作十分疲勞之際，你可以適時地予以嘉勉慰問，或是與她們談談私人的煩惱，給予一點建議與幫助。
平日這樣對待女職員，在意想不到的時刻就會得到對方大力相助，比如說臨時有急事，對方會主動承擔下來，很快就完成工作。無論如何，隻要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠。
○給領導做工作匯報時，要先打好腹稿在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領。尤其是對領導做工作匯報，說話結結巴巴，不隻浪費時間，更會令領導感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。不隻是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的活，才把人叫過來。”
而且開口時，要先從結論說起，這樣，對方就會知道談話重點，不但不會浪費時間，也不會發生誤會。
○將好的工作程序記入工作手冊
在做一件工作時，往往必須多方摸索嚐試。不過，在嚐試的過程中，即使發現新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此所造成的時間浪費無法估計。所以，在你所在的單位中，如果有人發現效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，這樣這個工作經驗就不再為發現者所獨有，任何人隻要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。
○“實用工作手冊”來自以往的工作經驗不管做得多麽完整，“工作手冊”也會有所遺漏。一種文件寫法雖然已考慮到種種情況，但為了應付特別的情況，就必須采取相應的做法。
因此明知不夠完整，還是編製工作手冊，將其當成“試金石”。一旦工作上發生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內容。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，發生任何情況都能從中找到最有效率的解決方法。
○在“工作手冊”上詳細記錄零散信息出門辦點小事，卻不巧趕上繁忙時，結果白白等了半個多鍾頭，這種情況經常會發生，隻是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快..，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。
○將經常使用的工作用語記號化、簡略化在處理事務過程中，隻要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然後交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、複印名片、夾人名片薄存檔。像這樣將經常使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。
不隻是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可簡略化。
例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大地提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。
○防止厭倦單調工作的“成功畫麵思考法”
撰寫一本書著實需要有很強的意誌力，但多達數百頁的稿紙，雖說用口述錄音機或文書處理機之類的現代化工具可達到很高的工作效率，不過，有時候也是一件非常痛苦的事。在這種情況下，隻要想到這是完成一本書的必經過程，就會再次提起幹勁。重要的是，如果一心隻想到眼前單調的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫麵思考法，想象計劃成功或完成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。
○將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，複印機自動送稿，即為功能之一。因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著也無所謂，可以大大地節省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能卻出人意料的並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經常可以發現，文章是用文書處理機打在A4 的紙上，而圖表資料紙是B4 大小。即使隻有一張大小不一，自動送稿功能的威力，也要大大減小了。因此必須首先統一資料等所有文件的紙張大小，不隻是複印上，在各方麵都將大大提高效率。
○呈送出去的書類文件也要做標題和目錄除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上麵附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規規矩矩地標上標題與目錄。因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過隻要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是不小的。
○寫報告時，先將報告列在紙上，事後再一並查閱在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，隻要它不是個影響巨大的問題，可都不馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此暫時解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作進度。所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最後再一並去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
○把經常使用的文字、數字刻成橡皮印在現代的辦公室中，OA 機器已經成了不可缺少的必需品，不過除了利用這些機器之外，隻要稍稍動點腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁決印、裁決印住址姓名印等各種不同的印章，一應俱全。在需要反複書寫同樣的文字與數字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能省下相當多的時間。即使要多花點錢，由於節省手寫作業的時間而提高了工作效率，所以成本反而降低。
○一成不變地奉行領導的指示，工作的確不會愉快經常有人發牢騷說，因為工作太無聊，所以才無法提高工作效率。
同樣地，不妨不要理睬別人怎麽說，以自己的方式來處理例行公事。在動腦筋想如何以自己的方式工作的時候，會發現前所未有的樂趣，這樣才能提高效率。
○采用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪都可立即記下分數。除了一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄。
即使身邊沒帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業務員也都應這樣，隨身攜帶筆記薄，不過，如果采用這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。
在工作中，寫公文、寫書信占了相當大的份量，不過畢竟是本行以外的副業，如果不講求工作效率，一定會影響到業務的進度。要提高寫稿的工作效率，必須放鬆心情，不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究隻會寫一字塗一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個草稿，然後再加以修改。
○利用業餘時間構思文稿
在寫稿工作上，構思要費很大的功夫，毫無準備就提筆，往往文思閉塞，難以成行，所以在寫稿之前，最好在不同的場合進行構思與草稿的寫作。下了班，完全不受電話幹擾地專心思索，是最適合構思的時段。
而且剛從繁重的工作中解放出來，心情為之輕鬆，往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整個結構大綱後，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。
○利用文書處理機來輸入文稿
商業文件也和法律文件一樣，很多都是相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點時間來輸入，不過為了日後的方便，還是用文書處理機來輸入文稿比較理想。
○文書處理機的軟盤以一張一個為原則使用文書處理機時，必須特別注意軟盤的整理方法。舉例來說，原則上一張軟盤中，隻儲存一個資料。軟盤的容量，因機種而有所不同，不過一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張軟盤中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時就非常地麻煩，不太合乎效率原則。
按種類準備不同的軟盤，不會花太多的錢，就能以易於檢索的方式，將存入軟盤的資料分門別類。
○以不同顏色的標簽來區分不同內容的軟盤雖然將不同的資料分別存在不同的軟盤之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內容，這樣就失去了分類的意義。為了解決這個問題，一般應該采用的方法是在軟盤上貼彩色標簽。如會計事務所中所采用的分類法是，綠色標簽表示“個別專題”，藍色標簽表示“一般專題”，黃色標簽表示“各種表格”。按顏色區分之後，如果項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內容做成表單。
○保存舊軟盤中的資料，不斷使用新軟盤和錄像帶一樣，文書處理機的軟盤可反複使用，因此一張軟盤往往被使用好幾次。且大家都認為，再買新的軟盤是一種無謂的浪費。輸入資料要花費相當的功夫，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張軟盤中存入有關的資料，至於新的資料，就毫不吝惜地輸入新的軟盤中。
○活頁式手冊既能插換頁數又能縮短找尋資料的時間不論到哪裏，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的車上或就寢之前，突然想到第二天應該繼續進行哪些工作，就馬上記在手冊上。而且活頁式手冊可隨時增加頁數，不要的頁數也可任意抽出作廢。
○備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處”
在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5 的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事後重讀時，即使記得不太完整，但隻要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其內容，而出處則需要詳細調查，可供參考之用。備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。
○在“單純作業”時間，利用耳機充實自己在“單純作業”時間裏，最適合利用耳機來充實自己。工作中有複印之類的單純作業，在複印時間內，可趁機學習語言或準備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。經由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，當然複印的工作也可以不受妨礙地順利進行。在辦公時間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業時，推廣這個一舉兩得的點子是科學的統籌方法。
□信息的整理法
○郵件在登記以後，再保存一段時間辦公室每天都會收到相當多的郵件。如果在收到後不立刻處理的話，將變得混亂不堪，以致無法收拾。為了處理好郵件，應采取這樣的方法：首先，把收到的郵件、明信片等，都蓋上當天的日期。對於收到的郵件，應盡早地過目。不過，有時碰到急事，或到外地出差時，就無法在當天過目郵件。如此一擱置就是好幾天，很難判斷郵件寄達的日期，甚至遲遲不會回信。為了避免這一點，郵件一寄達，就蓋上當天的日期。
蓋上日期的印戳位置，應選擇寄信人姓名及住址的左上端。如此處理後，不管寄件人的姓名、住址書寫於信紙表麵或背麵，反正年月日都蓋在旁邊。這樣，就可以一目了然，對以後的分類很有幫助。再下來就是看過的郵件處理方法。辦公室有一個“人事錄”的檔案，裏麵記載著有關人事的信息。例如，搬家的通知、婚劄的通知、誕生和死亡等資料。反正，收到這些有“變化”的郵件，就一律把信息轉記於“人事錄”裏麵。如此，吸收了必要的信息之後，這些郵件就如同廢物。不過，你並不立刻把它們扔掉，仍舊保管一段時間。因為一旦扔掉原來的資料，遇到轉記錯誤，或者誤認事實時，就無法證實。在處理郵件時，不管是在家裏或者辦公室，都在腳旁放置一個垃圾筒，把不必要的東西扔進去。
○電話的使用法
以辦公室來說，每天都會接到大量的電話。打電話來的人，其目的不一。有重要的急事，也有售貨店打來的推銷電話，更有不關痛癢的“打哈哈”電話。電話最叫人感到不便的是親自去接電話，否則，根本就不知道對方的用意。如果說每一個打來的電話，都要一一接聽的話，則大半天用於聽電話可能還嫌不夠呢！同時，對方來電找某個指定的人物時，碰到該人物正在接聽其它電話，或者會客時，隻要接電話的人答以“他正在講話中”或者“他正在開會”，打電話的人肯定會說“那麽，我會再打來..”而且，一旦掛斷電話，誰也不敢保證他是否會再度打來。
這樣的話，將無法跟有急事待辦的對方聯絡上，甚至錯失機會。這樣，在辦公室裏，不管是“誰”打來的電話，秘書都會答以“請你稍等”，然後，再把留言條遞給你。事先，就跟秘書決定好處理電話的記號。例如你在秘書遞過來的留言條上寫“w”的話，那就意味著“請對方稍等一下”，寫“T5 ”的話，則表示“5 分鍾，管理者會打電話給對方”。如此，雖然在接待客人，或者正在打電話，仍然可以迅速準確地應付各種電話。
○備忘字條必須寫下基本要素
對管理者來說，電話是最重要的通訊手段。不過話又說回來，如果使用方法不當，那麽在時間或者效率方麵，都會受到損失。因此，應自製“電話處理竅門”，以便能迅速地處理電話業務。如接到電話時的備忘字條，一律采取統一的書寫方式。新聞用語有所謂的“5W”，規定辦公室的人員也使用“5w”的書寫方式。即“何時”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何處理”五個部分。備忘字條如果包含這些要素，隻要看過備忘字條就可以處理，自然可以節省很多時間。
○內容比較雜亂的電話，可按不同的目的書寫在不同的備忘紙上如果對方打來的電話包含很多目的，那就一麵聽電話，一麵把目的分別書寫在不同的備忘紙上。即使是接打給自己的電話，也最好把內容記載於備忘紙上，如此才不至於弄錯，看起來一清二楚。例如，業務單位一打電話來，往往會涉及法律、稅務，以及國際等問題。遇到這種情形，如果又雜又長的全寫在同一張備忘紙上，隔不久之後再看，可能就會費力，以致不得不重新寫在別的字條上。這樣就多費時間，也不利於提高效率。因此，遇到這種情形，你都應一麵聽取對方的話，一麵根據不同的目的，分別書寫在不同的紙上。這樣做的話，整理起來很容易，而且也能避免錯誤。
○打電話時如果接電話者不在，最好也把目的說出來給某人打電話時，遇到對方不在，一般人總是會說“那麽，我以後再打來”。或者“請他回電話給我好嗎？”接著就把電話掛斷。但是你不應采取這種方式。即使接電話的人不在，也應把目的告訴接電話的人，因為等著跟對方親自交談的做法，實在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接電話，對他說“請再打電話來..”，如果他打來電話的時候，碰巧你又不在，那豈不是又浪費很多的時間？如果對接電話者說出要點，他就會把“話”帶給對方。甚至接電話者就能直接解決你的問題。
對管理者來說，除非必要保密的範圍，否則，不一定要等到某人來接電話時才說出目的。為了減少不必要的麻煩以及節省時間，不妨把“目的”
告訴接電話的人。
○請對方在指定時間內打來重要電話為了有效地利用電話，不妨請對方在指定的時間內回電話。有些人不會在電話裏把目的完全表達時，往往會說：“以後，我再打電話給你。”
遇到這種情況，一定會毫不放心地問他“我何時接到你的電話呢？”因為有很多人口口聲聲地說“以後再打電話給你..”然而，卻是黃鶴一去不複返了。有些人雖然不會食言，仍然會打電話來，但是，往往得等上一二個星期，實在叫人幹著急。如果，一開始就請對方決定打電話的時間，他就不好意思食言，一定會按時打來，你當然也不必心急，更不必為了等對方的電話，而呆在家裏不敢出門。為了提高工作效率，不妨活用這種“指定時間”。
○從出差地給公司打電話，必須先計劃好時間在指定時間內打電話或者接電話，對於出差等情況也十分有效。從出差地跟公司打電話聯絡，是一件非常重要的工作。反過來說，公司跟出差人員打電話聯絡，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了電話，卻碰到對方不在，或者正在講話，使得簡單的目的無法傳達。為了防止這類的“麻煩”事件，在出差以前，一定要說好每天往回打電話的時間，以及指定接電話的人。這樣，遇到你從出差地往回打電話時，就能夠完整地指示部屬，同時，部屬也會完整地告訴你，在你不在的時間裏，有誰打電話來，發生了什麽事。如此，就能夠迅速正確地做出指示。又如在清晨及夜間，辦公室沒有人的時候，為了方便聯絡，都應活用電話錄音，以高效地利用時間。例如你在從事片刻不能離開現場的工作時，一旦電話中斷，效率就會大打折扣。遇到這種情形，不妨使用電話錄音的方式。必要的話，可以每隔一段時間，聽取電話錄音的內容，再給對方打電話，如此才不會怠慢對方。
○利用電話監聽功能及無線電話，有效率地使用等待時間你有時打電話，雖然打通了，但是對方並不立刻說話，或者聽電話，則屢次要求“請稍等”。又如打電話詢問政府機關時，對方為了調查，或請示上司，常常會發生這一類的事情。而且這種所謂的“稍等”，往往會長達二三分鍾。在這個時間內，打電話的人隻好靜靜地等待。雖然每次隻有二三分鍾，但累積下來在時間上將會造成很大的損失，等待的人也會坐立不安。
為此，辦公室專門安裝具有監聽功能的電話。經過這樣的安排，一直到對方的聲音在擴音機裏響起來為止，可以放下受話機，從事別的工作。既然不知道對方何時會“開腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用裝置了監聽功能電話機的時候，即使電話鈴聲響了起來，也不必去管它，一直到擴音機傳出來對方的聲音、再去接也不遲，非常方便。
除此之外，使用無線電話也非常方便。例如，你可以一麵利用電話跟對方交談，一麵在屋子裏自由地走動，到書櫥找資料，甚至一麵記錄對方所說的要點。
○使用附有收費顯示的電話，可以同時節約時間與金錢最近，電話又增設了種種優異的性能，你不妨把它積極加以活用。
辦公室一旦使用“附有通話時間與費用顯示”的電話機，通話時間與費用就會同時被顯示出來，就算你不願意，也會意識到通話的時間，以及不斷上升的費用，這樣自然就會很有效率地使用電話了。
○電話接通後先報上自己姓名
撥錯電話號碼，會令人感到莫名其妙，要是雙方都沒發覺，等彼此說上好半天才知道打錯了電話，不僅造成時間的浪費，而且會弄得雙方心情煩躁不安。
為了避免這種失誤，隻要電話一接通，你可以先報上自己的姓名。
這樣，如果打錯了電話，對方馬上就會察覺到。此外，盡早主動提起對方的姓名、事情內容，即使對方先前沒注意到，也會知道打錯了電話，可以減少時間上的浪費。懂得打電話的要領，可大大地提高電話使用的效率。
○電話要放在桌子左邊
放置電話的位置，也會對工作的流程造成影響。電話放在桌子的左邊是最好的。這樣可以用左手接電話，使右手永遠保持自由的狀態。也可以一邊用左手拿話筒，一邊用右手提筆幹別的工作。這時候如果電話放在桌子的左邊，就不必特地放下右手的筆，去拿話筒。此外，在桌子的右上方準備好備忘紙，以便在接電話時能馬上記下備忘錄。隻要在小細節上費點心，將有助於工作的持續進行。
○把電話答錄機當“備忘錄”使用電話答錄機的最大功能在於在自己外出時，也能知道留言的內容。
如果換另一種使用方法，也可以當做自己的“備忘錄”。例如，你在家裏看報時，從廣告上發現一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機上留話：“請順便幫我買一本書，書名是..。”這樣，你的秘書就會幫你買回來。此外，一旦突然想到什麽好點子，也可以先錄在電話答錄機上，事後再加以審核。把電話答錄機當“備忘錄”使用十分方便。
○利用“電話答錄機”
電視上有部白酒廣告：為了安心享用美酒，把電話收到冰箱的冷凍庫。實際上，在埋頭做重要工作時，突然受到電話幹擾而中斷，工作效率會受到很大的影響。如果把話筒拿起來，使別人打不進來，確實可以免除這些幹擾，可是，萬一有重要的電話也接不到，往往會因此耽誤要事。在這種情況下，可以利用電話答錄機。忙碌而無暇接電話的管理者，可以每隔一定時間聽聽來電的留言內容，馬上給對方回電，這樣就不會失禮。
○電話號碼要記在隨身手冊上
必要的信息並不是都可以隨身攜帶。無時無刻都在起伏變化的股市行情，堪稱特別的代表。這時候，電話服務就可以發揮很大的功用，所以你最好在隨身手冊上，都記下服務電話的號碼。大概有很多管理者都認為：“光靠電話無法獲得有價值的信息”。其實，目前許多信息都可以由電話谘詢獲得。打通電話就可以提供信息的電話服務，可以說是高效率的商業夥伴。
○巧記電話號碼
百位數的數字，要想在1O 分鍾內記下來，你可以應用“有意義的東西比無意義的東西更容易進入腦海中”的記憶原理，在無意義的數字上，加以有意義的記憶線索。例如，把“6167867”想成“溜一溜，去吧溜去。”
就可以很快記住。這種變無意義為有意義的記憶法，經常被用來記憶數字。利用這種方法，盡量將工作上常用的電話號碼記下來，聯絡事情時就省得再翻電話薄了。
□午休使用法
○把午飯的時間延緩一小時，就能更有效地活用時間“你一個人身兼三職，而且又能在不同職務中，千得有聲有色，以致有不少人認為你一定是在廢寢忘食地工作”。其實，這是一種誤解。
除非碰到特別的事情，你三餐照吃不誤，否則的話，一夜也睡上將近8個小時。忍著饑餓及困倦，麵對著桌上工作，絕對不會有好成績，注意力隻會減退，結果是整體的工作量並不會增加，勞累過度又使健康受損，叫人後悔莫及。因此，不管工作如何地忙，都不應不吃飯。不過，對於中午一個小時的休息時間，卻要想盡辦法把它有效地利用起來。利用中午一個小時的原則，是把中午的休息時間延後一個小時罷了。即把午後1點到2 點，劃定為休息時間。大家都明白，中午12 點以後，每一家飲食店都是人滿為患。想坐下來吃飯，有時還得等待呢！根本談不上飲食的樂趣。關於這個問題，隻要把中午的休息時間延後一個小時，就可以獲得圓滿地解決。到了下午1 點以後，飲食店再也看不到人滿為患的現象，不會在慌張的氣氛下用餐，也不必找有空位的飲食店，或者等著占位置。
正因為如此，進食後將有一段時間可自行支配。這種“時差”的活用，對於規定中午12 點為休息時間的公司來說，或許很難照辦。不過，根據各人的情況，可以稍為提早時間休息，或者利用午休時間會客，以達到活用時間的目的。對某些人來說，一向都利用午飯時間會客，或者跟朋友見麵。時常跟不同職業的人接觸，或者跟老朋友保持聯係，不僅可以獲得新的信息，又可以從別的角度看看自己，以及自己所從事行業的優勢，而且可以使氣氛輕鬆，實在是一件很有意義的事情。如果想安排一個日子見麵，彼此也許會感到難以配合，結果呢？隻好一拖再拖。如果選中午時間會客，彼此比較容易配合，而且又不必如夜間的交際一般，多喝幾杯。因此，可以在不破壞自己生活步調的情況下，跟多數人溝通。
遇到吃午飯及必須會客時，你都會預訂一桌的飯菜。這樣，客人一到就可以立刻入席，不會浪費時間。賓主都能夠在愉快的氣氛下交談及進餐。
○午休是交換信息的黃金時段
如果你利用午休時間，積極與不同行業的朋友會麵，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂融融。這樣借機與不同行業的人會麵，可以獲得各種信息與知識，非常新鮮有趣。與很久不見的朋友在一起聊天，有時會自其中獲得意想不到的靈感。這是一種寶貴的人際關係，也是十分重要的信息網。想鄭重其事地與朋友見個麵，往往彼此時間很難配合。不過，如果選擇午餐時間，彼此都比較容易擠出時間來。
○中午與人會餐時，必須先向餐廳訂位午餐時間是與不同行業的朋友邊吃飯邊交換信息的絕好機會。不過，由於一般公司的午休時間頂多隻有一小時，如果在等人與選擇餐廳上浪費太多時間，不用說吃飯就連說話也沒有多少時間。因此，如果你與朋友準備午餐約會，最好先訂位，而且雙方都稍早離開辦公室，就可充分利用午餐時間，從容不迫地享受會餐的樂趣。這樣彼此都可以徹底地活用人際關係網。