一 善於利用時間
史考特．亞當斯的卡通《迪爾柏特》描述了迪爾柏特努力編寫企管新書的情節。“時間管理”就是其中一個標題，“推遲與浪費時間的白癡開會”是他提出的第一個建議。迪爾柏特身後的一個麵似白癡的人問他：“你如何做到的?”他的回答是：“我以後再告訴你行嗎?”
事業有成的人會推遲參與浪費時間的會議，或者根本就不同他們開會。斯坦利．馬庫斯說：“我的時間和別人的時間都很重要，所以我必須要守時。假如我得知別人不和我持同類觀點，我就會避開和他交往。”大多數行業的頭頭都十分注意和重視這一原則。一位優秀的美樂達公司業務員說：“真正出色的業務員不會讓顧客去等他們的。”
不幸的是，你有時會充當別人的時間人質。也許你作為一名業務代表在接待室等待買主，而他卻在休息室裏，毫不介意你拂袖而去。但如果他對於你而言很重要，除了等，你也別無它途。此刻，你可以充分利用等待的時間，檢驗你帶的文件、報告之類的，或者打個電話等等。
假如和你來往的人權力大於你，而且關係是長期的，你可以動動腦筋，和他的接待人員套套關係。讓我們看看拿破侖·希爾是如何處理這一問題的吧。他說：“有一段日子，我不得不和一位大學校長和一家電台總經理共事，但他們經常不守時，讓別人空等好長時間。我通過交往，認識了他們的執行秘書，將等候他們的時間盡量減少，有時，他們的秘書會在確定見麵的前幾分鍾通知我。”
這種情況下，你完全可以采取一些積極的辦法。一位業務經理說：“我不能讓牙醫或醫生浪費我的時間，我等幾分鍾後，告訴掛號人員‘醫生有空了嗎?我們約在3點鍾，如果他還忙，我就需要重新安排一下我的時間，因為我還得赴別的約會……’他們通常都爽快地讓我進去。”一位大學的行政人員說，假如他的同事在開會時不停地接電話，他就會遞給她“我看你很忙，等有空時再找我吧”的條子，然後離開。
有時，是你的好友或親屬竊取了你的時間，不僅是遲到，簡直是明搶你的時間了，你該如何處理?你可以明白地告訴他們，假如問題老是重複，等下一次你們約定時間時，你可以在訂時間時說：“你想4點我們見麵可能嗎?那時我正在做非常重要的事，如果不能做完，那可就麻煩了。”
如果行不通，那就試試史奇勒的方法。他建議等待對方做了你希望他做的事。如果他按時赴約了，你便做能令他永遠都記得的事，也許隻是一句普通的話，出自你內心的：“謝謝你的準時赴約。”真誠的謝語會比你預想的效果好得多。
控製會麵的場所是對付時間大盜的最後一個辦法。假如你把約見的地方定在你家，當他沒到時，你可以自由自在地做別的事。對於由於不了解情況的突然拜訪者，在接待室接待他不失是一位善於利用時間的主管的聰明選擇，因為在那比在辦公室結束談話要方便得多。
二 別接燙手的山芋
假如你對時間很珍惜，千萬要小心，當你和一位把猴子當成寵物的人接觸時，你應知道，他們隨時都有可能把一隻猴子放到你的後背上。要知道，有些孩子是非常淘氣的，他們有些是很令人反感的可厭家夥，照顧他們可不是一件輕鬆的事。
別人給你的問題或任務(如猴子)，不要輕易地接下來。如果你對所有找到你頭上的問題都不加思索地接下來，那麽，你今後將會有一段灰暗的日子。許多人不得不要用幾天、幾日、甚至更長的時間去處理“不小心”跳到他們背上的“猴子”。
不要接手他人的“猴子”是《當1分鍾經理碰上猴子》書中的觀點。原因就是這些經理沒有拒絕猴子從他們的主人背上跳到自己身上。他們還對下屬在早晨到他辦公室問如何處理問題而感到不解。這是一種令人發笑的情形，不是下屬被分配給任務，而是下屬分配給經理的任務，有時，這些經理是不知不覺中被分配的。
一個企業的總經理在讀了此書後，推薦給其他幾位高級主管，於是他們企業文化觀念中就融入了這隻“猴子”。有時，職員們的同事說：“你能幫幫我嗎?我的背上有一隻猴子，我快要忍受不了了。”雖然這樣說，但他們都明白它的原則。
尤金·裏斯曼——著名的時間專家曾谘詢了一個通訊公司的負責人。他問，為什麽總有做不完的事情?當出現危機時，哪怕是很小的危機，他的手下也找他，希望他能把所有問題都解決。當尤金告訴他猴子的原則時，他恍然大悟。原來他們的工作係統是很可笑的，他做了那些本不屬於他做的事，於是他采取一係列方法讓他的屬下將問題解決在他們之間。尤金在幾個星期後再見到他時，他變得神采奕奕，他又成了一個運籌幃幄的負責人了。
假如你的背上正有一隻猴子，不妨看看以下的建議：
記住“猴子”在這個世界上到處都有，你隻需要一次真正值得你關心的猴子。
別人的“猴子”當然由他們自己照顧，假如他們自己都不打算那樣去做，那你更不該試著去解決他人的問題。但是，在你能確信他們都忙後，從而不能照顧他的“猴子”時，不妨伸手幫他一把。
假如你的身份是經理，你可以通過把“猴子”指派給下屬去處理，以此來訓練他們處理新工作的能力。一個經理事業成功與否，讓他下屬做什麽樣的事可以說是一個重要的評判標準。
一位專門管理“猴子”的專家說：將所有的時間都用在那些引起你注意的猴子身上都不夠用。假如你允許每隻“猴子”都爬到你背上，於你於“猴子”都不好。當你接下不合適的“猴子”時，合適的“猴子”可能因此而缺少應得的關注。但如果你能讓別人照顧你的“猴子”，並且在恰當的時候，給予他們一些鼓勵和關注，‘則這些“猴子”可能成為可愛的寵物。
吉恩·羅伯特——《費城詢問報》的前執行編輯是善於運用此管理技能的勝利者。他在職的18年中，該報18次獲普利策獎。當然，他本人不會寫所有的文章，他是讓別人去做。遠離下屬的“猴子”是他最喜歡的技巧之一。
他的同事回憶道，當大家開會時，他會長時間地沉默不語，這包含著強迫別人說話的意圖。比爾·可維奇(他的同事)說：“他告訴我，他學到最精彩的人事管理經驗是：你隻管聽，讓部下能說多少就說多少，自己的問題他們都會妥善處理的，之後，你會得到他們的答案。”
此外，如果你是經理，你應該能坦然接受部下告訴你的問題，許多企業就因為部下不敢告訴上級不好的消息而倒台。你告訴他們在告訴壞消息的時候，一定也告訴你解決它的建議。
三 懂得說“不”
超級電視名星拉裏·金回答記者“怎樣避免最浪費時間的事”提問時，說：“放棄和自己不喜歡的人吃無聊的午飯。而且，在生活中，你得到的越多，無論是金錢還是事業，你就有更多的回旋餘地，現在我基本上沒有那種非去不行的午餐了。”
那些浪費時間的約會，社會活動等是時間管理專家盡可能回避的。但是，一些必須參加的活動他們也是參加的，他們會合理地利用時間，或者能夠代替就找別人參加。如果你的朋友請你接下一個計劃，但你任務已經夠大，或你沒興趣做，最善於利用時間的人會說：“很對不起，我恐怕無能為力了。”
拿破侖·希爾舉了一封最棒的婉拒信，是亞洲出版社給一位壯誌淩雲的作家寫的：
你的大作我們認真拜讀了，但是，假如我們把您的書出版了，以後任何比這水平低的書我們就再也無法出版了。而且，我們相信在將來的幾千年中很難產生像您這樣的大作。由此，我們不得不忍痛割愛，奉還原作，請您千萬原諒我們的膽小與淺薄。
有時候，我們也不得不把“不”字說給我們的上級，可該如何出口呢?你要記住，一名優秀的經理知道你在什麽情況下不能完成他的任務。一個很好的辦法是讓經理知道你對不能執行他的命令而感到憂慮，你最好能用下麵這種方式：“目前我們討論過的報告即將完成，那次會議我也很想去，你說我應該選哪一種呢?”
四 擴充自己提醒時間的詞匯
你在錄像現場和錄音間，會經常看到兩種很有名的手勢：一是場務按順時針方向用手劃圈，告訴別人快點；二是切喉嚨的手掌，意思是“卡”，即停止。
在生活中，你有時需要恰當地提示，跟你談話的對方還有多少時間。沃勒正是這種人。拿破侖·希爾有一次必須在假期前一天見他，沃勒開始就告訴對方，他事很多，但他會留給他十分鍾的。拿破侖·希爾盡量快一些表述他的意思，但還是沒說完，當希爾稍作暫停時，沃勒插嘴說：“博士，很遺憾，夠十分鍾了，我要離開，祝你聖誕快樂!”然後，他便轉身走到他辦公桌前開始繼續工作。
我們都有這種經曆，然而，似乎很難從正在進行的談話中走出來，而不惹對方生氣。突然結束對話的最佳方法是充分恰當地利用時間暗示。這樣，你就能充分利用你的時間，而且還會贏得與你談話的人的敬重。讓別人知道你想怎樣，假如你想將談話結束在6點30分，你不妨說：“我想我們最好能在6點30分離開，因為以後的時間，交通狀況可是最糟糕的。”這樣，他們就知道你的離開時間了。
如果你沒必要說得非常精確，“左右”兩字可以充分利用。例如，“宴會在7點左右開始。”你可以說：“大概7點。”我認識的一位負責人將他的約會從不定在整點，如10點35分、5點15分，等等，暗示別人要守時。
你可以利用暗示來確定你的約會。如“嗨，我是湯姆，我想看看還有什麽別的問題嗎?我今天很忙。”給別人“我今天很忙”的暗示語，也許會很有作用的。你的目的是告訴他，你一定要去，而且他也必須去。
但有些人總也領會不了這類的暗示，對此你隻有實言相告才更好一些。美國電視網的老板凱·柯波就是如此做的。當她覺到會談到時間了，她就會直接埋頭處理她的文件。她說：“我盡可能避免失禮，但在轉身時，卻不免有些失禮。可我實在是不得已為之’，而且有時站起身把對方送到門口。這樣的話，反而不浪費什麽時間。”
掌握如何恰當地使用暗示，可以為你節約一筆不小的時間。把一些有效的計劃應用好，一方麵，可以使你壓力大減，另一方麵，還能加強你的社交技巧和能力。以下便是一些有效的辦法。
1．時間限製暗示。
交談一開始你就應傳出這個信息。例如“你現在找到我真是恰到好處，剛好我有會議問的四五分鍾。”或者你可以補充：“我們可以談談，如果你同意，我們馬上就開始，如果此次時間太短，那我們可以安排一次時間足夠用的約會，好嗎?”
一些很善於控製時間的人會有這樣的一個開場白：“我在4點鍾必須要打一個電話。”關鍵是一開始就說出來，而不是等到3點55分才說。主持人比爾·約翰遜的電話開場詞很有特點：“喂，先生，我是比爾，我想告訴你一些簡單的問題，你有空嗎?”他認為這樣的方式很有效，告訴對方你不是想和他談天。假如通話時間過長了，他自己也會恰當地準備結束，“抱歉，瑪莎，我剛注意到時間已經到了，我們還有什麽需要補充的嗎?”
類似的時間限製暗示有3種目的：
(1)讓對方知道你很關注他們，很願聽聽他們想說什麽。
(2)告訴對方一個期限，他們便可以得知你可以給他們的時間。
(3)使對方不得不進入主題，避免浪費不必要的時間。有時，對方在你所能給予的時間內不能充分地論說一個話題。如果這樣，你可以另約時間，有些人在時間倉促的情況下絕不會說出重要信息的。
2．肢體暗示。
收拾桌上的文件，似乎你準備離開，或者將椅子上的身體向前傾，當然最好的辦法是你從椅子上站起來。
3．停頓與沉默。
將兩次回答的時間拉長。
4．加速暗示。
在通電話時，你可以這樣說：“我知道你現在很忙，但我有一個很簡單的問題。”這實際上表達一種“自己很忙”的禮貌方式，而且可以加快談話的速度。或者這樣說：“我想弄明白這一點，在我們結束通話時。”亦或：“金，我現在得去參加一個開始2分鍾的會了，但我不想太草率，你什麽時候有時間，我再和你聯係。”
5．串通好的幹擾。
一些助理會在他們主管約好的時候進去打擾，他們會輕聲地提醒已經到下一個會議的時間了。
6．找東西。
一些主管會在會談前段時間注意力非常集中，但過了一段時間後，他們就開始在辦公桌前找東西，或要別人去找，看起來像有些心不在焉，甚至有些不好意思。來訪者得到這種模糊的暗示後，知道他們受重視的程度後，就會把會談停止。
7．道具。
卡倫·謝潑德——大學書籍出版社代表，她在皮包裏有一個定時器，每10分鍾就會響一次，然後她借口去參加下一個約會；假如她以為談話仍有必要進行下去，就會把定時器關掉。
8．結語。
一些人不知怎樣結束會談，他們會說好幾次再見，而且每次都有些勉強。快速而禮貌地結束談話的方法，如：“好了，A先生，我們下次再聯絡，多謝!”然後，你可以走開了。
如酒會、宴會等場合，你必須知道該如何退出。如果你不希望老和一個人談，你可以先集中注意力和他談一會，然後再說：“和你聊天我感到很高興，不過，我得在其他人離開前和他們談談。”或者，“我想我應該和每個人都打個招呼。”或者，“稍等一下好嗎?我想我應和他說說話。”然後，禮貌地含笑點點頭離開。
五 像政治家一樣處理時間
亞裏士多德說過，人是政治動物。
政治不隻是在市政府、國會或華盛頓才有的事。當人們叫你政治家時，多數情況下他們不是稱頌你，而是有一些欺騙、虛假的意味。然而，政治的基本內涵是管理眾人之事，也可以說，政治就是人類工程學。
一些人認為沒必要學好行銷的政治技巧，認為做好本職工作，酬金自然到手。通常情況並不是這樣的。熟悉你份內的工作是不夠的，每一項工作都包含政治麵，如果忽略這一點，事情可能會變糟的。
即便你不願當政治家，但你避免不了和他們交往。所以，了解他們的想法，如何決定優先順序是很有必要的。一位老政治家對接電話、約見人的惟一標準是：權力多大。當他麵對成堆的電話記錄時，他不問： “誰先打來的?”而問：“他們中，誰權力最大?誰對我有用處?”同理，市長、高級政治官員也不可能每天都去一一答複信件和電話，他們把這些都交給秘書去做，但即便是秘書處理此類事情，他們的原則也是“誰權大?誰可以利用?誰可能會造成負麵影響?”
一些遠離政治的人也必須小心這些問題。當亞伯可地區長老會醫療服務中心人力資源總經理瑪麗·布爾被問及“最先回哪些人的電話”時，她回答說：“捐款者和董事的電話。”這是很明顯的：雇傭、升遷、開除是董事的事，捐款者可以稱之為“上帝”。假如你了解管理級人員的工作方式，就會明白為什麽沒接到他們的回電。如果和他聯係很費力，原因大都是你聯係的人，或他的助手認為你對他們沒多大用處。
所以，對一切的信件和電話應分類處理，首先處理的當然是你認為對你有利的。當然，這裏麵也有一定的技巧，如果你的助手隻被告知除權威人士外的電話一概不接，他們也可能由於不認識所有和你交往的權威人士而誤把他們當成無名之輩；此外，如果你隻聽到權威人士的話，你就有可能錯過了許多小人物提供給你的重要情況。