所謂標準化，就是把目前參差不齊、尚不統一的各種式樣或規格的部件、工作處理方法等統一成最完善的體係形式，也就是使之變為客觀的、容易傳授他人並能快速掌握的形式，以提高工作效率。
強調標準化正是它具有這樣一種意義，看起來困難複雜，隻有某種特定專業人員才能從事的工作，變為其他一般人員也能從事的形式。中級職員義不容辭的職責是應該主動把自己目前的工作標準化，然後教給後進人員。讓他們去做，以便使自己集中精力向更高層次的工作挑戰。
對自己的工作已經能夠較熟練掌握的中級職員，應該把自己的工作標準定到更高水平上，不斷研究自己承擔的工作，加以改進，使之達到標準化，為後來從事這一工作的人員創造方便條件。作為領導者當然應該鼓勵、促進中級職員做好這項工作。為了盡快達到標準化的目的，在工作中就需要重新明確工作目的，必須科學地歸納出在準備工作階段的工作程序、方法和注意事項等。這樣做的本身正是意味著重新學習。
工作內容標準化具有重要意義，它是把隻有當事人才可掌握、精通的繁複的工作內容，簡單化、程序化，最後歸結成為人人都能夠進行，並且隨時都能夠交待給別人的形式。這樣即使該項工作承辦人員發生變動，苦心培養的技術能力也不致因此而失傳。
根據要求製定出標準化以後，還可以用來教育培養後進入公司的人員以及繼承者。而對他們來說，還可以在此基礎上進一步開動腦筋進行更大範圍的改進，以從不同的角度來修改標準，使之更具有客觀性、實用性。
誠然，製定出標準化以後，很多問題可以得到解決，然而，事情總有例外，標準化不可能把一切能發生的事情全部包括在內。因此，凡是類似標準中的事例，都應該全權委托下屬去處理，隻有在發生例外事項時，領導者才參與工作，給予及時的指示，這種做法就叫做“例外管理”。
中級職員要提高自己的工作水平，必須循序漸進。首先是改進工作，使之標準化、自動化、程序化。下功夫改進工作是關鍵環節，沒有對工作的改進，標準化是難以實現的。隻會使浪費現象固定化、合法化。對於辦公室自動化也是如此，如果沒有對工作的改進，沒有工作的標準化為前提，是根本無法順利進行的。
這就要求每個領導者，必須大力宣傳標準化的重要性，同時還要仔細觀察每個下屬的工作標準化進展情況，有針對性地教授方法，或謀求統一，使標準化成為現實。