經常有人在做報告時沒緊沒慢，長篇大論漫無邊際，讓人聽了心裏感到厭煩。每逢此時，總會發現有些當領導的麵露極不耐煩的神情催問結果如何。其實這樣做是很不好的，應該耐心認真地全部聽完報告內容，然後再幫助他把想說的內容加以概括整理，並征求他的意見：“你想闡明的問題是不是這些?”等對方回答說“是”時，再告訴他以後應該怎樣做報告，並要親自把做報告的方法、程序和表達方式傳授給他。
時間是個極有限的函數，為什麽要不惜拿出足夠的時間這樣做呢?因為你如果滿臉不快地催促做報告的人快講，勢必會人為地造成他心理的緊張，而且這種緊張會在他的記憶裏打下深深的烙印，使他條件反射似的以後不再做報告，或是出現另一種情況，使本來已經雜亂無章的報告更理不出一個頭緒，更加拖延報告時間。
講話抓不住要點的人，究其原因，多半是不懂得表達方法，因此，需要就某個具體問題給予實際指導，告訴他何種問題應該采用何種表述方式為宜。否則，隻催促他講出要點，會使他由於心理緊張而語無倫次，反倒越發講不出要點來。如果確實想幫助一個人成功地做一場簡明扼要的報告，就應該首先進行“現場教育”，而領導者那種不耐煩的臉色恰恰是妨礙下屬前進的大敵。
一般來說，報告抓不住要點的人，往往是因為他們對所要報告的內容沒有一個係統的考慮，因而分不清主次。所以讓人聽起來形不成一個應有的思想概念。找到了症結所在，就可以指導他在未做報告之前，事先按要求擬出報告提綱，確定哪些問題重點講，哪些問題簡單講，這樣就可以收到好的效果。
關於做報告的問題，另一個重要的方麵，是引導下屬不要把事實本身和自己的推斷混為一談，要把二者截然分開。如果下屬在報告時讓人弄不清他講的是事實還是個人推斷，勢必導致思想混亂。這可是個不可低估的大問題。
按照程序來說，做報告時應該首先闡明全部“事實”，然後在此基礎上再談自己的想法，判斷或意見。就是應該按照這樣的順序教育下屬，使之養成做報告的好習慣。而且在指導下屬按程序做報告的過程中，如果你聽不清他講的哪些是事實，哪些是推斷或意見時，要隨時一一確認清楚。
有一種現象人們稱之為“希望性觀察”。當一個人期待著某種事情時，期待心理有時會使人戴上有色鏡，從而使人歪曲事實，按照對自己有利的方向去解釋。尤其是年青人，在觀察分析問題時，往往缺乏冷靜和客觀性，這樣就無法使聽報告的人就一些具體問題做出正確的判斷。
一份能簡潔準確地說明問題並能清楚劃分事實與推斷或意見的好報告，是與上司及老員工們隨時耐心指導和熱情的親自示範幫助分不開的。